INHOUD:

2.1.5.1. Introductie

2.1.5.2. Ter voorbereiding: de standaardovereenkomst

2.1.5.3. De afspraken per voorstelling maken

2.1.5.4. De afspraken bekijken
2.1.5.4.1 Het overzicht van financiële afspraken

2.1.5.4.2 De inhoud van specifieke financiële afspraken

2.1.5.5 Financiële afspraken herzien



2.1.5.1. Introductie

Financiële afspraken zijn de basis voor het berekenen van het aandeel van de afnemer en aanbieder in de recettes. De financiële afspraken die in Podiumkunst.info staan zijn bindend, omdat er een standaardovereenkomst tussen aanbieder en afnemer aan ten grondslag ligt.

Het proces van vastleggen en vaststellen van de financiële afspraken verloopt top-down. De (vertegenwoordiger van) de aanbieder levert het voorstel aan. De afnemer kan een voorstel bevestigen of (deels) afwijzen. Bij het (deels) afwijzen dient de (vertegenwoordiger van) de aanbieder te reageren via de automatisch gegenereerde mail. Dit proces is afgerond wanneer de afnemer de financiële afspraak in zijn geheel heeft gefiatteerd.


Bij de financiële afspraken maakt Podiumkunst.info onderscheid tussen producties en voorstellingen van die productie. Voor voorstellingen binnen een productie kunnen verschillende typen financiële afspraken worden gemaakt.

2.1.5.2. Ter voorbereiding: de standaardovereenkomst

Het is de bedoeling, dat elk theater met elke aanbieder een standaardovereenkomst sluit, die op papier door beide partijen in tweevoud ondertekend wordt. In deze overeenkomst worden alle afspraken vastgelegd, die gelden voor (vrijwel) alle voorstellingen van deze aanbieder in jullie theater. Bekijkt u hier ons voorbeeld voor een standaardovereenkomst. Deze hoeft u niet letterlijk over te nemen en u kunt er allerlei extra voorwaarden in zetten die u zelf belangrijk vindt. Het gaat erom, dat u een overeenkomst sluit, die voor langere tijd voor alle voorstellingen van deze aanbieder van toepassing is. Maak de afspraken dus niet specifiek voor één productie, maar houdt ze zo algemeen mogelijk.

Deze standaardovereenkomst dient de aanbieder naar u te versturen alvorens er financiële afspraken in Podiumkunst.info worden vastgelegd. Heeft u deze nog niet ontvangen, dan dient u even contact op te nemen met de desbetreffende aanbieder. U kunt uiteraard ook zelf het initiatief nemen en een standaardovereenkomst voorstellen.

Vervolgens worden in Podiumkunst.info alleen nog de financiële afspraken gemaakt en eventuele extra afspraken vastgelegd, die ofwel voor een specifieke voorstelling afwijken van de standaardovereenkomst, ofwel voor een specifieke voorstelling toegevoegd moeten worden.
In elke financiële afspraak wordt aangegeven of de standaardovereenkomst van toepassing is. In uitzonderingsgevallen zal er een afspraak worden gemaakt, waarbij deze niet van toepassing is, maar over het algemeen zal deze de basis vormen voor de financiële afspraken, zoals die in Podiumkunst.info worden voorgesteld door de aanbieders en geaccordeerd door het theater.


2.1.5.3. De afspraken per voorstelling maken

Het maken van een financiële afspraak voor een voorstelling gaat als volgt in z’n werk:
  • Allereerst wordt er een standaardovereenkomst gesloten tussen de aanbieder en uw theater.
  • De aanbieder maakt de voorstellingen aan in Podiumkunst.info en zet een of meer financiële afspraken voor de voorstellingen in uw theater klaar. Hij kiest bij het aanmaken van de afspraak voor een contactpersoon van uw theater. Deze contactpersoon zal altijd een gebruiker van Podiumkunst.info zijn met rechten om financiële afspraken goed en af te keuren. Beheerders krijgen deze rechten automatisch. Voor andere gebruikers kunnen deze rechten ook ingesteld worden. Er kan per afspraak slechts één contactpersoon gekozen worden.
  • De geselecteerde contactpersoon krijgt een e-mail, waarin staat welke afspraken er klaar staan. Vanuit de mail kunt u meteen doorklikken naar het voorstel. Als u nog niet was ingelogd, dan komt u na het inlogscherm meteen op de pagina van het voorstel voor de financiële afspraak. NB: Andere gebruikers krijgen geen bericht.
  • In het formulier staan onder de details van het voorstel twee opties: u gaat wel of niet akkoord met alle onderdelen. U dient een van beide opties aan te vinken om verder te gaan.
    Als de overeenkomst niet akkoord is, kunt u het voorstel afwijzen, de afkeuring specificeren op onderdeel en een commentaar toevoegen waarin u uitlegt, wat er precies anders zou moeten.
    Onderin het formulier staat een knop “Mijn reactie verzenden” om de gekozen optie door te geven aan de aanbieder.
    Heeft u het voorstel afgekeurd, dan ontvangt de aanbieder bericht met het overzicht van één of meerdere afgekeurde onderdelen, plus eventuele uitleg. Deze kan het voorstel indien gewenst aanpassen en opnieuw versturen. Het proces begint nu overnieuw en wordt herhaald tot er overeenstemming is bereikt op alle onderdelen.


2.1.5.4. De afspraken bekijken

Als u bent ingelogd, kunt u rechtsboven in beeld op uw inlognaam klikken. Er verschijnt een drop-down met verschillende opties. Klik op "Financiële Afspraken". Er verschijnt een nieuwe pagina. Hier staan alle financiële afspraken voor uw theater. Controleer of het filter op het juiste seizoen staat ingesteld.


2.1.5.4.1 Het overzicht van financiële afspraken

U ziet een lijst waarin de volgende kenmerken van een financiële afspraak worden weergegeven:


  • Kenmerk: Dit is het kenmerk, dat de aanbieder aan de afspraak heeft meegegeven. U verwijst hiernaar als u buiten Podiumkunst.info om contact opneemt over een bepaalde afspraak.
  • Productie: De titel van de productie waar de voorstelling bij hoort waar de afspraak over gaat.
  • Aanbieder: Hier staat vermeld wie de afspraak heeft voorgesteld. Dit kan een impresariaat of een producent zijn.
  • Afnemer: Voor elke afspraak hoort hier de naam van uw theater te staan.
  • Vast bedrag: Indien er een garantie wordt afgesproken, wordt het bedrag hier getoond.
  • Percentage: In geval van partage wordt hier het percentage voor de aanbieder getoond.
  • Datum eerste voorstelling: Vaak zal er voor elke voorstelling een aparte afspraak gemaakt worden. Dan wordt hier de speeldatum plus aanvangstijd vermeld. Er kunnen echter ook afspraken worden gemaakt voor meerdere voorstellingen van eenzelfde productie. In dat geval ziet u hier de datum en aanvangstijd van de eerste voorstelling in uw theater, waar de afspraak betrekking op heeft.
  • Laatste wijziging: De datum en tijd waarop de afspraak voor het laatst is aangepast, ongeacht of die wijziging door u of door de aanbieder is aangebracht.
  • Status: de status van de financiële afspraak. Dit kan zijn:
    Voorstel - wanneer de afspraak naar u is verzonden en u de afspraak nog niet goedgekeurd of afgekeurd heeft
    Goedgekeurd - wanneer de afspraak door u is goedgekeurd
    Afgekeurd - wanneer de afspraak door u is afgekeurd
  • Type afspraak: Partage, Verhuur, Uitkoop, Suppletie of Staffel. Bekijkt u hier de uitleg over de verschillende typen afspraken, zoals deze mogelijk zijn binnen Podiumkunst.info
  • Log: voor elke regel een link naar de geschiedenis van de betreffende afspraak.


Door op de knop 'kolommen' te klikken kunt u zelf selecteren welke kolommen u wil laten zien. Alle kolommen worden standaard getoond. Zet het vinkje uit voor de kolommen, die u wil verbergen.


2.1.5.4.2 De inhoud van specifieke financiële afspraken
U bekijkt de inhoud van een afspraak door een klik op de regel van het voorstel. De afgekeurde afspraken kunt u niet openen. U kunt hiervan alleen de log bekijken.
In de pagina van een afspraak ziet u de specificaties per onderdeel. Voor een uitleg over de verschillende onderdelen, kunt u hier terecht.
Daarnaast ziet u rechts in beeld het resultatenoverzicht, met daarin de volgende berekeningen:
· Stand per [datum]
· Kaarten verkocht
· Recette inclusief BTW
· Afdracht aan Podiumkunst.info
· Aandeel afnemer
· Aandeel aanbieder
· Auteursrechten
· BTW
· Totaal (opbrengsten - uitgaven)


2.1.5.5 Financiële afspraken herzien

Door omstandigheden kan het voorkomen, dat reeds goedgekeurde Financiële Afspraken opengebroken moeten worden en vervangen door een nieuwe afspraak.
Hiervoor is nu een mogelijkheid toegevoegd aan de applicatie. Let op: dit is nog niet de definitieve versie van de nieuwe functionaliteit, maar een eerste ruwe versie. Bij updates zullen wij de handleiding bijwerken. Kijk dus bij het gebruik van de functie telkens eerst of er iets veranderd is in de werkwijze. Tegen de tijd dat de functie "af" is, zullen we dit communiceren.
Wij beseffen dat met name inzage in de geldigheid van de afspraken nog zeer veel te wensen over laat. Op verzoek van gebruikers hebben wij er echter voor gekozen om de functionaliteit toch alvast beschikbaar te stellen. In deze handleiding beschrijven wij waar u rekening mee moet houden bij het gebruik van deze ruwe versie.

Hoe het momenteel werkt:
- Zowel aanbieder als afnemer ziet de noodzaak tot herziening van de reeds goedgekeurde Financiële Afspraak.
- De aanbieder zoekt de bestaande Afspraak op:

> Log in
> Zet de muis op uw inlognaam, rechtboven in beeld. er verschijnt een dropdown-menu.
> Klik in dit menu op de optie "Financiële afspraken". Een nieuwe pagina komt in beeld.
> Zoek de Afspraak op via het filter:

* Klik op de knop "Filteren".
* Klik op het pijltje naast "Selecteer productie". Er verschijnt een keuzelijst.
* Klik op de gewenste productietitel.
* Klik op het pijltje naast "Selecteer theater". Er verschijnt een keuzelijst.
* Klik op het juiste theater.
* Klik op de knop "Filters toepassen". U ziet nu een of meer financiële afspraken in beeld.

> Controleer of de Afspraak die herzien moet worden nu in beeld staat.
> Klik eenmaal op de regel van de open te breken Afspraak. Er verschijnt een nieuwe pagina.
> Onderaan de Afspraak vindt u links de knop "Aangepast voorstel maken". Klik hierop. Er komt een formulier in beeld, waarin de inhoud van de oude afspraak is ingevuld. De volgende velden kunnen aangepast worden:

* Kenmerk eigen systeem
* Contactpersoon afnemer
* E-mail contactpersoon aanbieder
* Auteursrechten (niet bij huur)
* AR Percentageberekening (niet bij huur)
* Entreeprijzen
* Theateraftrek (niet bij uitkoop)
* Consumptietoeslag (niet bij uitkoop)
* Servicetoeslag (niet bij uitkoop)
* Garderobetoeslag (niet bij uitkoop)
* Extra afspraken
* Standaardovereenkomst is wel/niet van toepassing
* Partage aanbieder (in geval van partage en suppletie)
* Garantie aan aanbieder (in geval van partage)
* Garantie aan afnemer (in geval van partage)
* Garantieberekening (in geval van partage)
* Aanvulling tot (in geval van suppletie)
* Aanvullingberekening (in geval van suppletie)
* Maximale aanvulling (in geval van suppletie)
* Staffels (in geval van staffel)
* Gezamenlijke pot (in geval van staffel)
* Uitkoopsom totaal (in geval van uitkoop)
* Huur (in geval van huur)
* Overige kosten (in geval van huur)

> Pas de inhoud van de Afspraak aan en klik op de knop "Ga verder", linksonderin het formulier. Het scherm wordt ververst: de invulvelden worden gewone tekst.
> Controleer de inhoud van uw nieuwe voorstel.
> Links onderin het scherm vindt u de knop "Afspraak voorstellen". Klik hierop om het nieuwe voorstel voor de Financiële Afspraak naar de afnemer te verzenden.

- Ondertussen ziet u verandering in uw overzicht van financiële afspraken:

> De regel van de oude afspraak is groen gekleurd. De status blijft "Goedgekeurd".
> De regel van het nieuwe voorstel is gelig gekleurd. Dit blijft zo, totdat de afnemer de afspraak heeft goedgekeurd. De status kan in de tussentijd wijzigen in "Concept", "Voorstel" en "Afgekeurd".

- De afnemer ontvangt bericht dat er een nieuw voorstel klaar staat. Het goed, dan wel afkeuren gebeurt op dezelfde wijze als bij een reguliere Financiële Afspraak.
U ziet in uw overzicht, dat ook hier de regels gekleurd zijn:

> De regel van de oude afspraak is groen gekleurd. De status blijft "Goedgekeurd".
> De regel van het nieuwe voorstel is gelig gekleurd. Dit blijft zo, totdat u als afnemer de afspraak heeft goedgekeurd. De status kan in deze kleur "Voorstel" of "Afgekeurd" zijn (afhankelijk van uw eigen actie).
> De regel van de goedgekeurde nieuwe afspraak wordt grijs/wit. De status is "Goedgekeurd".

- Zodra de afnemer de afspraak heeft goedgekeurd, ziet de aanbieder de nieuwe afspraak in wit/grijs met status "Goedgekeurd".

Hoe houdt u de nieuwe en oude afspraak uit elkaar?

Op dit moment is het nog niet heel duidelijk te zien, welke afspraak geldig is bij het openbreken van een financiële afspraak. De regel van de oude afspraak blijft namelijk groen en houdt vooralsnog de status "Goedgekeurd". Zodra een regel echter groen gekleurd wordt, is er altijd een tweede afspraak voor deze voorstelling te vinden. Gebruik eventueel het filter om deze tweede afspraak te zoeken. De status van de tweede afspraak bepaalt of de oude of de nieuwe afspraak van kracht is:
- "Voorstel": de oude afspraak geldt nog.
- "Afgekeurd": de oude afspraak geldt nog.
- "Goedgekeurd": de oude afspraak geldt niet meer, de nieuwe afspraak is van kracht.

Extra hulpmiddel hierbij is het kleurgebruik:
- een groene regel geeft aan, dat er iets aan de hand is met de afspraak,
- een gele regel duidt aan, dat de herziening nog niet is afgerond,
- een grijs/witte regel duidt aan, dat deze afspraak definitief is.