Inhoud:

  1. Introductie
  2. Ter voorbereiding: de standaardovereenkomst
  3. De afspraken per voorstelling maken
  4. De afspraken bekijken
  5. Het overzicht van financiële afspraken
  6. De inhoud van specifieke financiële afspraken
  7. Btw-tariefwijziging van 6% naar 9%
  8. Financiële afspraken herzien

    1. Introductie
    Financiële afspraken zijn de basis voor het berekenen van het aandeel van de afnemer en aanbieder in de recettes. De financiële afspraken die in Podiumkunst.info staan zijn bindend, omdat er een standaardovereenkomst tussen aanbieder en afnemer aan ten grondslag ligt.

    Het proces van vastleggen en vaststellen van de financiële afspraken verloopt top-down. De (vertegenwoordiger van) de aanbieder levert het voorstel aan. De afnemer kan een voorstel bevestigen of (deels) afwijzen. Bij het (deels) afwijzen dient de (vertegenwoordiger van) de aanbieder te reageren via de automatisch gegenereerde mail. Dit proces is afgerond wanneer de afnemer de financiële afspraak in zijn geheel heeft gefiatteerd.

    Bij de financiële afspraken maakt Podiumkunst.info onderscheid tussen producties en voorstellingen van die productie. Voor voorstellingen binnen een productie kunnen verschillende typen financiële afspraken worden gemaakt.

    2. Ter voorbereiding: de standaardovereenkomst

    Het is de bedoeling, dat elk theater met elke aanbieder een standaardovereenkomst sluit, die op papier door beide partijen in tweevoud ondertekend wordt. In deze overeenkomst worden alle afspraken vastgelegd, die gelden voor (vrijwel) alle voorstellingen van deze aanbieder in jullie theater. Je kan hier ons voorbeeld bekijken van een standaardovereenkomst. Deze hoef je niet letterlijk over te nemen, je kan er allerlei extra voorwaarden inzetten die je zelf belangrijk vindt. Het gaat erom, dat je een overeenkomst sluit, die voor langere tijd voor alle voorstellingen van deze aanbieder van toepassing is. Maak de afspraken dus niet specifiek voor één productie, maar houd ze zo algemeen mogelijk.

    Deze standaardovereenkomst dient de aanbieder naar jou te versturen alvorens er financiële afspraken in Podiumkunst.info worden vastgelegd. Heb je deze nog niet ontvangen, dan kan je even contact opnemen met de desbetreffende aanbieder. Je kan uiteraard ook zelf het initiatief nemen en een standaardovereenkomst voorstellen.

    Vervolgens worden in Podiumkunst.info alleen nog de financiële afspraken gemaakt en eventuele extra afspraken vastgelegd, die ofwel voor een specifieke voorstelling afwijken van de standaardovereenkomst, ofwel voor een specifieke voorstelling toegevoegd moeten worden.
    In elke financiële afspraak wordt aangegeven of de standaardovereenkomst van toepassing is. In uitzonderingsgevallen zal er een afspraak worden gemaakt, waarbij deze niet van toepassing is. Maar over het algemeen zal deze de basis vormen voor de financiële afspraken, zoals die in Podiumkunst.info worden voorgesteld door de aanbieders en geaccordeerd door het theater.


    3. De afspraken per voorstelling maken

    Het maken van een financiële afspraak voor een voorstelling gaat als volgt in z’n werk:
  • Allereerst wordt er een standaardovereenkomst gesloten tussen de aanbieder en jullie theater.
  • De aanbieder maakt de voorstellingen aan in Podiumkunst.info en zet één of meer financiële afspraken voor de voorstellingen in jullie theater klaar. Hij kiest bij het aanmaken van de afspraak voor een contactpersoon van jullie theater. Deze contactpersoon zal altijd een gebruiker van Podiumkunst.info zijn met rechten om financiële afspraken goed en af te keuren. Beheerders krijgen deze rechten automatisch. Voor andere gebruikers kunnen deze rechten ook ingesteld worden. Er kan per afspraak slechts één contactpersoon gekozen worden.
  • De geselecteerde contactpersoon krijgt een e-mail, waarin staat welke voorstellen er klaar staan. Vanuit de mail kan je meteen doorklikken naar het voorstel. Als je nog niet was ingelogd, dan kom je na het inlogscherm meteen op de pagina van het voorstel voor de financiële afspraak. NB: alleen de geselecteerde contactpersoon ontvangt deze e-mail. Andere gebruikers krijgen geen bericht. 
  • De geselecteerde contactpersoon of een andere gebruiker met de juiste rechten kan het voorstel goed- of afkeuren.
  • In het formulier staan onder de details van het voorstel twee opties: je gaat wel of niet akkoord met alle onderdelen. Je dient een van beide opties aan te vinken om verder te gaan.
    Als de overeenkomst niet akkoord is, kan je het voorstel afwijzen, de afkeuring specificeren op onderdeel en een commentaar toevoegen waarin je uitlegt, wat er precies anders zou moeten.
    Onderin het formulier staat een knop “Mijn reactie verzenden” om de gekozen optie door te geven aan de aanbieder.
    Heb je het voorstel afgekeurd, dan ontvangt de aanbieder bericht met het overzicht van één of meerdere afgekeurde onderdelen, plus eventuele uitleg. Deze kan het voorstel indien gewenst aanpassen en opnieuw versturen. Het proces begint nu opnieuw en wordt herhaald tot er overeenstemming is bereikt op alle onderdelen.


4. De afspraken bekijken

Als je bent ingelogd, kan je rechtsboven in beeld op je inlognaam klikken. Er verschijnt een drop-down met verschillende opties. Klik op "Financiële Afspraken". Er verschijnt een nieuwe pagina. Hier staan alle financiële afspraken voor jullie theater. Controleer of het filter op het juiste seizoen staat ingesteld. 


Tip: wil je zien wie het voorstel daadwerkelijk heeft goed- of afgekeurd? Klik dan in het overzicht met financiële afspraken op de link "Log" rechts naast de betreffende financiële afspraak.


5. Het overzicht van financiële afspraken

Je ziet een lijst waarin de volgende kenmerken van een financiële afspraak worden weergegeven:

  • Kenmerk: Dit is het kenmerk, dat de aanbieder aan de afspraak heeft meegegeven. Je verwijst hiernaar als je buiten Podiumkunst.info contact opneemt over een bepaalde afspraak.
  • Productie: De titel van de productie waar de voorstelling bij hoort waar de afspraak over gaat.
  • Aanbieder: Hier staat vermeld wie de afspraak heeft voorgesteld. Dit kan een impresariaat of een producent zijn.
  • Afnemer: Voor elke afspraak hoort hier de naam van jullie theater te staan.
  • Vast bedrag: Indien er een garantie wordt afgesproken, wordt het bedrag hier getoond.
  • Percentage: In geval van partage wordt hier het percentage voor de aanbieder getoond.
  • Datum eerste voorstelling: Vaak zal er voor elke voorstelling een aparte afspraak gemaakt worden. Dan wordt hier de speeldatum plus aanvangstijd vermeld. Er kunnen echter ook afspraken worden gemaakt voor meerdere voorstellingen van eenzelfde productie. In dat geval zie je hier de datum en aanvangstijd van de eerste voorstelling in jullie theater, waar de afspraak betrekking op heeft.
  • Laatste wijziging: De datum en tijd waarop de afspraak voor het laatst is aangepast, ongeacht of die wijziging door jullie of door de aanbieder is aangebracht.
  • Status: de status van de financiële afspraak. Dit kan zijn:
    Voorstel - wanneer de afspraak naar jullie is verzonden en de afspraak nog niet goedgekeurd of afgekeurd is.
    Goedgekeurd - wanneer de afspraak door jullie is goedgekeurd
    Afgekeurd - wanneer de afspraak door jullie is afgekeurd
  • Type afspraak: Partage, Verhuur, Uitkoop, Suppletie of Staffel. Hier kan je de uitleg bekijken over de verschillende typen afspraken, zoals deze mogelijk zijn binnen Podiumkunst.info
  • Log: voor elke regel een link naar de geschiedenis van de betreffende afspraak (bijvoorbeeld wie heeft goed- of afgekeurd).

Door op de knop 'kolommen' te klikken, kan je zelf selecteren welke kolommen je wilt laten zien. Alle kolommen worden standaard getoond. Zet het vinkje uit voor de kolommen die je wilt verbergen.


6. De inhoud van specifieke financiële afspraken
Je bekijkt de inhoud van een afspraak door een klik op de regel van het voorstel. De afgekeurde afspraken kan je niet openen. Je kan hiervan alleen de log bekijken.
In de pagina van een afspraak zie je de specificaties per onderdeel. Voor een uitleg over de verschillende onderdelen, kan je hier terecht.
Daarnaast zie je rechts in beeld het resultatenoverzicht, met daarin de volgende berekeningen:
· Stand per [datum]
· Kaarten verkocht
· Recette inclusief BTW
· Afdracht aan Podiumkunst.info
· Aandeel afnemer
· Aandeel aanbieder
· Auteursrechten
· BTW
· Totaal (opbrengsten - uitgaven)

7. Btw-tariefwijziging van 6% naar 9%

Per 1 januari 2019 is het btw-tarief op bepaalde goederen en diensten verhoogd van 6% naar 9%. Podiumkunst.info heeft de module voor financiële afspraken hier op aangepast.

 

Verkoopdatum

Het is belangrijk  om te weten dat er in PKI een scheiding is gemaakt op verkoopdatum (dus niet op voorstellingsdatum!) van kaarten die verkocht zijn voor 1 januari 2019 en kaarten die verkocht zijn na 1 januari 2019. Als het in een financiële afspraak gaat om één of meer voorstelling(-en) waar zowel voor als na 1 januari 2019 kaarten voor verkocht zijn, dan zijn beide btw-tarieven toegepast. Dit is dan zichtbaar in het blok ‘Resultaten (indicatie)’, waar de bedragen getoond worden met zowel een btw-tarief van 6% en van 9%. 


Aanpassingen back-end

De aanpassingen die PKI ‘aan de achterkant’ gemaakt heeft in relatie tot de btw-tariefwijziging, zijn:

  • Automatische tests toegevoegd om te testen of berekeningen correct blijven verlopen.
  • Nieuw proces ontworpen voor berekening van de resultaten van de financiële afspraken op basis van de verkoopstanden;
    • Controle: welke datum geeft het kaartverkoopsysteem mee bij een mutatie?
    • Schifting: alle mutaties vóór 1-1-2019 en alle mutaties vanaf 1-1-2019 0:00 uur.
    • Op basis van de schifting wordt bepaald welk btw-tarief geldt; 6% of 9%.
    • Dan kan de berekening correct worden uitgevoerd volgens bovenstaande logica.
    • Voor seriebespelingen toegevoegd: kaartstanden worden uitgesplitst per voorstelling verzameld, voordat de berekening wordt gestart.


Aanpassingen interface

De aanpassingen die PKI ‘aan de voorkant’ heeft gemaakt, zijn:

  • In de ‘Resultaten (indicatie)’:
    • Vrijkaarten blijven in één aantal weergegeven worden.
    • Aantal verkochte kaarten wordt uitgesplitst getoond in het oude en het nieuwe btw-tarief (nu 6% en 9%). Als er één tarief van toepassing is, dan wordt er ook één regel getoond.
    • Recette wordt uitgesplitst in bijbehorend btw-tarief weergegeven, als dat van toepassing is.
    • Verdeling btw in ‘verdeling recette’ wordt uitgesplitst in bijbehorend btw-tarief weergegeven, als dat van toepassing is.
    • De exportfunctie in ‘Resultaten (indicatie)’ is verborgen.
  • Nieuwe melding bij Uitkoop; ter verduidelijking dat de richtlijn van Buma wordt gehanteerd in plaats van die van de mantelovereenkomst. Het verschil is dat de eerste uit gaat van recette en de laatste van de uitkoopsom.


Belangrijk!

Als een theater in 2019 kaarten terug heeft genomen (of nog neemt) die in 2018 zijn verkocht, dan wordt in onze berekening voor deze mutatie een btw-tarief van 9% aangehouden.


8. Financiële afspraken herzien

Door omstandigheden kan het voorkomen, dat reeds goedgekeurde Financiële Afspraken opengebroken moeten worden en vervangen door een nieuwe afspraak. Hiervoor is nu een mogelijkheid toegevoegd aan de applicatie. Let op: dit is nog niet de definitieve versie van de nieuwe functionaliteit, maar een eerste ruwe versie. Bij updates zullen wij deze Instructiepagina bijwerken. Kijk dus bij het gebruik van de functie telkens eerst of er iets veranderd is in de werkwijze. Tegen de tijd dat de functie "af" is, zullen we dit communiceren.


Wij beseffen dat met name inzage in de geldigheid van de afspraken nog veel te wensen over laat. Op verzoek van gebruikers hebben wij er echter voor gekozen om de functionaliteit toch alvast beschikbaar te stellen. In deze handleiding beschrijven wij waar u rekening mee moet houden bij het gebruik van deze ruwe versie.

Hoe het momenteel werkt:
- Zowel aanbieder als afnemer ziet de noodzaak tot herziening van de reeds goedgekeurde Financiële Afspraak.
- De aanbieder zoekt de bestaande Financiële Afspraak op (dat gaat als volgt):

> Log in
> Zet de muis op je inlognaam, rechtsboven in beeld. er verschijnt een dropdown-menu.
> Klik in dit menu op de optie "Financiële afspraken". Een nieuwe pagina komt in beeld.
> Zoek de Afspraak op via het filter:

* Klik op de knop "Filteren".
* Klik op het pijltje naast "Selecteer productie". Er verschijnt een keuzelijst.
* Klik op de gewenste productietitel.
* Klik op het pijltje naast "Selecteer theater". Er verschijnt een keuzelijst.
* Klik op het juiste theater.
* Klik op de knop "Filters toepassen". Je ziet nu één of meer financiële afspraken in beeld.

> Controleer of de Afspraak die herzien moet worden nu in beeld staat.
> Klik eenmaal op de regel van de open te breken Afspraak. Er verschijnt een nieuwe pagina.
> Onderaan de Afspraak vind je links de knop "Aangepast voorstel maken". Klik hierop. Er komt een formulier in beeld, waarin de inhoud van de oude afspraak is ingevuld. De volgende velden kunnen aangepast worden:

* Kenmerk eigen systeem 

* Contactpersoon afnemer

* E-mail contactpersoon aanbieder
* Auteursrechten (niet bij huur)
* AR Percentageberekening (niet bij huur)
* Afrekenprijzen
* Theateraftrek (niet bij uitkoop)
* Consumptietoeslag (niet bij uitkoop)
* Servicetoeslag (niet bij uitkoop)
* Garderobetoeslag (niet bij uitkoop)
* Extra afspraken
* Standaardovereenkomst is wel/niet van toepassing
* Partage aanbieder (in geval van partage en suppletie)
* Garantie aan aanbieder (in geval van partage)
* Garantie aan afnemer (in geval van partage)
* Garantieberekening (in geval van partage)
* Aanvulling tot (in geval van suppletie)
* Aanvullingberekening (in geval van suppletie)
* Maximale aanvulling (in geval van suppletie)
* Staffels (in geval van staffel)
* Gezamenlijke pot (in geval van staffel)
* Uitkoopsom totaal (in geval van uitkoop)
* Huur (in geval van huur)
* Overige kosten (in geval van huur)

> Pas de inhoud van de Afspraak aan en klik op de knop "Ga verder", links onderin het formulier. Het scherm wordt ververst: de invulvelden worden gewone tekst.
> Controleer de inhoud van je nieuwe voorstel.
> Links onderin het scherm vind je de knop "Afspraak voorstellen". Klik hierop om het nieuwe voorstel voor de Financiële Afspraak naar de afnemer te verzenden.

- Ondertussen zie je verandering in je overzicht van financiële afspraken:

> De regel van de oude afspraak is groen gekleurd. De status blijft "Goedgekeurd".
> De regel van het nieuwe voorstel is gelig gekleurd. Dit blijft zo, totdat je als afnemer de afspraak hebt goedgekeurd. De status kan in de tussentijd wijzigen in "Concept", "Voorstel" en "Afgekeurd".

- Jij als afnemer, ontvangt bericht dat er een nieuw voorstel klaar staat. Het goed-, dan wel afkeuren gebeurt op dezelfde wijze als bij een reguliere Financiële Afspraak.
Je ziet in je overzicht, dat ook hier de regels gekleurd zijn:

> De regel van de oude afspraak is groen gekleurd. De status blijft "Goedgekeurd".
> De regel van het nieuwe voorstel is gelig gekleurd. Dit blijft zo, totdat je als afnemer de afspraak hebt goedgekeurd. De status kan in deze kleur "Voorstel" of "Afgekeurd" zijn (afhankelijk van uw eigen actie).
> De regel van de goedgekeurde nieuwe afspraak wordt grijs/wit. De status is "Goedgekeurd".

- Zodra jij (afnemer) de afspraak hebt goedgekeurd, ziet de aanbieder de nieuwe afspraak in wit/grijs met status "Goedgekeurd".


Voorbeeld van een goedgekeurde afspraak, die herzien kan worden:


Hoe houd je de nieuwe en oude afspraak uit elkaar?

Op dit moment is het nog niet heel duidelijk te zien, welke afspraak geldig is bij het openbreken van een financiële afspraak. De regel van de oude afspraak blijft namelijk groen en houdt vooralsnog de status "Goedgekeurd". Zodra een regel echter groen gekleurd wordt, is er altijd een tweede afspraak voor deze voorstelling te vinden. Gebruik eventueel het filter om deze tweede afspraak te zoeken. De status van de tweede afspraak bepaalt of de oude of de nieuwe afspraak van kracht is:
- "Voorstel": de oude afspraak geldt nog.
- "Afgekeurd": de oude afspraak geldt nog.
- "Goedgekeurd": de oude afspraak geldt niet meer, de nieuwe afspraak is van kracht.

Extra hulpmiddel hierbij is het kleurgebruik:


> Een groene regel geeft aan, dat er iets aan de hand is met de afspraak,- een gele regel duidt aan, dat de herziening nog niet is afgerond.



    > Een grijs/witte regel duidt aan, dat deze afspraak definitief is.