2.1.9.1. Introductie

Voor theaters waarvan het kaartverkoopsysteem (nog) niet is gekoppeld aan Podiumkunst.info, is er de mogelijkheid om handmatig de kaartstanden en recette bij te werken. Dit is een relatief makkelijke manier van invoeren, waardoor u toch met Podiumkunst.info aan de slag kunt.

Voor theaters met een automatische koppeling is het gebruik van deze functie ten strengste verboden, omdat daarmee de koppeling buiten werking wordt gezet.


De pagina bestaat uit 3 onderdelen. Hiervan worden slechts twee functies gebruikt voor het actualiseren van de kaartstanden, namelijk Kaartstanden downloaden en Bijgewerkte kaartstanden inladen. Het derde onderdeel is specifiek bestemd voor theaters met een automatische koppeling met Ticketmatic of Aura en blijft in deze handleiding buiten beschouwing.



2.1.9.2. Het ophalen van het formulier


Vul allereerst de periode in waarvan u de kaartstanden wil bijwerken. Vul de eerste datum in en de laatste. Vervolgens kunt u ons formulier downloaden door op de knop 'Excel bestand downloaden' te klikken of op Enter te drukken. 

Open het bestand.


Wanneer u het formulier opent, ziet u een aantal gegevens al staan. Dit zijn de gegvens, zoals ze op dat moment bekend zijn in onze database. Wij zetten de kolommen even op een rijtje:

Kolom A en B zijn gegevens, die ervoor zorgen dat de cijfers die u invoert straks op de juiste manier verwerkt worden. Hiermee hoeft u niets te doen.

Kolom C t/m G bevatten informatie die ter controle dient. Deze gegevens kunnen alleen door de aanbieder gewijzigd worden. Klopt de datum, tijd of zaal niet, dan kunt u hiervoor contact opnemen met de aanbieder, zoals vermeld in kolom E (impresariaat) of kolom F (producent zonder impresariaat: dan is kolom E leeg).

Kolom H kan gebruikt worden om de actuele zaalcapaciteit aan te passen. Let op: dit werkt alleen als er in de rangsjablonen geen andere rangen worden gebruikt dan rang 1. Het formulier overschrijft namelijk de waarde voor rang 1. Als er in rang 2 t/m 10 een aantal stoelen is opgegeven en dit rangsjabloon is eerder gekoppeld aan de voorsteling, dan worden deze stoelen bij de nieuwe capaciteit opgeteld.

Overigens is het ook nog steeds mogelijk om de rangsjablonen te gebruiken.

Kolom I t/m O zijn de kolommen waarin u verkochte kaarten, vrijkaarten, reserveringen en blokkades, plus bijbehorende recette kunt doorgeven. Voor het gebruik van deze kolommen hebben we de volgende definities en aanwijzingen opgesteld:

  • Hetgeen wat u hier moet invullen is het totaal aantal kaarten en de totale recette. Als u bijvoorbeeld elke 3 dagen de kaartverkoopstand handmatig uploadt, vult u niet het verschil van kaartverkoop tussen dag 1 en dag 3, maar steeds het totaalaantal. Podiumkunst.info berekent vervolgens de cumulatieve stijging.
  • U dient de recette in centen in te voeren.
  • aantal vrijkaarten = alle gratis kaarten die worden weggegeven
  • aantal verkocht = alle overige kaarten, die zijn uitgegeven, geprint en/of betaald (zie ook reserveringen)
  • reserveringen: alle kaarten die niet betaald EN/OF niet geprint zijn, maar wel al zijn toegekend aan een bezoeker. Deze omschrijving is bedoeld als een soort processchema:
    • niet betaald = reservering,
    • maar als het vrijkaarten zijn worden die niet betaald, dus dan kan de printstatus doorslaggevend zijn. Is een vrijkaart geprint, dan is dit geen reservering meer. Tot die tijd wel.
  • blokkades willen we opsplitsen met onderscheid in “definitief niet in verkoop” en “voorwaardelijk niet in verkoop”:
    • definitieve blokkades worden voor de betreffende voorstelling van de capaciteit van de zaal afgehaald. Over het algemeen zal dit gaan om stoelen die om voorstellingstechnische redenen niet beschikbaar zijn, bijvoorbeeld omdat er apparatuur in de zaal geplaatst wordt, of omdat een acteur in het publiek moet zitten. Of veel voorkomend: de orkestbak in gebruik. Deze blokkades verwerkt u in het getal van kolom H.
    • voorwaardelijke blokkades worden aan ons doorgegeven via kolom L. Denk hierbij aan een balkon, dat pas in verkoop gaat als de voorverkoop hard loopt, rolstoelplaatsen die pas in verkoop gaan als er daadwerkelijk een rolstoelplaats gewenst is, etc.


2.1.9.3. Actualiseren van de gegevens
Nu u het formulier heeft geopend, kunt u de juiste cijfers in alle kolommen invullen. Wij raden u aan om zoveel mogelijk gebruik te maken van alle opties. Voor zowel afnemers als aanbieders biedt dit meer gedetailleerd inzicht in de (voor-)verkoop.


U slaat het formulier op op uw computer. De bestandsnaam mag gewijzigd worden als u dat handig vindt.


U keert weer terug naar de pagina ‘Kaartstanden bijwerken’. Nu kunt u het ingevulde formulier uploaden.


U klikt op de knop ‘Bladeren’ en selecteert het opgeslagen formulier. De bestandsnaam verschijnt naast de knop 'Bladeren'. U klikt vervolgens op de knop ‘Opslaan’.


Zodra de cijfers in het formulier verwerkt zijn verschijnt er bovenin de pagina een melding en verdwijnt de bestandsnaam van uw formulier uit beeld.