INHOUD:

4.1.5.1. Introductie

4.1.5.2. Ter voorbereiding: de standaardovereenkomst

4.1.5.3. De afspraken per voorstelling maken

4.1.5.4. De afspraken bekijken
4.1.5.4.1 Het overzicht van financiële afspraken

4.1.5.4.2 De inhoud van specifieke financiële afspraken



4.1.5.1. Introductie

Financiële afspraken zijn de basis voor het berekenen van het aandeel van de afnemer en aanbieder in de recettes. De financiële afspraken die in Podiumkunst.info staan zijn bindend, omdat er een standaardovereenkomst tussen aanbieder en afnemer aan ten grondslag ligt.
Het proces van vastleggen en vaststellen van de financiële afspraken verloopt top-down. De (vertegenwoordiger van) de aanbieder levert het voorstel aan. De afnemer kan een voorstel bevestigen of (deels) afwijzen. Bij het (deels) afwijzen dient de (vertegenwoordiger van) de aanbieder te reageren via de automatisch gegenereerde mail. Dit proces is afgerond wanneer de afnemer de financiële afspraak in zijn geheel heeft gefiatteerd.

Bij de financiële afspraken maakt Podiumkunst.info onderscheid tussen producties en voorstellingen van die productie. Voor voorstellingen binnen een productie kunnen verschillende typen financiële afspraken worden gemaakt.

 

4.1.5.2. Ter voorbereiding: de standaardovereenkomst

Het is de bedoeling, dat elke aanbieder met elk theater een standaardovereenkomst sluit, die op papier door beide partijen in tweevoud ondertekend wordt. In deze overeenkomst worden alle afspraken vastgelegd, die gelden voor (vrijwel) alle voorstellingen van u als aanbieder in het betreffende theater. Bekijkt u hier ons voorbeeld voor een standaardovereenkomst. Deze hoeft u niet letterlijk over te nemen en u kunt er allerlei extra voorwaarden in zetten die u zelf belangrijk vindt. Het gaat erom, dat u een overeenkomst sluit, die voor langere tijd voor al uw voorstellingen van toepassing is. U maakt de afspraken dus niet specifiek voor één productie, maar houdt ze zo algemeen mogelijk.

U, als aanbieder, vult de standaardovereenkomst indien van toepassing aan met eigen leveringsvoorwaarden en verstuurt de overeenkomst vervolgens naar de desbetreffende afnemer. De afnemer vult de standaardovereenkomst eventueel aan met eigen leveringsvoorwaarden, ondertekent de overeenkomst en stuurt deze naar u retour. Pas als beide partijen akkoord gaan met de inhoud van de overeenkomst en deze in tweevoud ondertekend is, kunt u in Podiumkunst.info aan de slag met de financiële afspraken.
De standaardovereenkomst ligt ten grondslag aan alle financiële afspraken die u met het theater maakt. U dient daarom een overeenkomst op te stellen per theater, die voor alle voorstellingen die in dat theater staan van toepassing is.

Vervolgens worden in Podiumkunst.info alleen nog de financiële afspraken gemaakt en eventuele extra afspraken vastgelegd, die ofwel voor een specifieke voorstelling afwijken van de standaardovereenkomst, ofwel voor een specifieke voorstelling toegevoegd moeten worden.
In elke financiële afspraak wordt aangegeven of de standaardovereenkomst van toepassing is. In uitzonderingsgevallen zal er een afspraak worden gemaakt, waarbij deze niet van toepassing is, maar over het algemeen zal deze de basis vormen voor de financiële afspraken, zoals die in Podiumkunst.info worden voorgesteld door de aanbieders en geaccordeerd door het theater.


4.1.5.3. De afspraken per voorstelling maken

Als uw boekingssysteem een mogelijkheid biedt om via automatische koppeling voorstellingen aan te maken en de bijbehorende financiële afspraken aan te bieden in Podiumkunst.info, dan kunt u de punten 2 t/m 5 in onderstaande uitleg overslaan.
Het handmatig maken van een financiële afspraak voor een voorstelling gaat als volgt in z’n werk:
  • Allereerst wordt er een standaardovereenkomst gesloten tussen u als aanbieder en het theater.

  • U maakt voorstellingen aan in Podiumkunst.info (zie voor uitleg de handleiding over producties).
  • Vervolgens kunt u rechtsboven in beeld op uw inlognaam klikken. Er verschijnt een drop-downmenu met verschillende opties. Klik op "Financiële Afspraken". De nieuwe pagina met alle financiële afspraken voor u als producent verschijnt in beeld. Klik op de knop "Afspraak maken". Er verschijnt een nieuwe pagina met een formulier. Kijk hier voor de verschillende typen afspraken en de bijbehorende velden om in te vullen. Per type afspraak zullen de bijbehorende velden in beeld verschijnen.
  • Als u de velden voor de afspraak heeft ingevuld, blijven er nog twee verplichte velden over, namelijk de contactpersonen bij afnemer en aanbieder. U kiest bij "Contactpersoon afnemer *" voor een contactpersoon van het theater. Deze contactpersoon zal altijd een gebruiker van Podiumkunst.info zijn met rechten om financiële afspraken goed en af te keuren. Beheerders krijgen deze rechten automatisch. Voor andere gebruikers kunnen deze rechten ook ingesteld worden. Er kan per afspraak slechts één contactpersoon gekozen worden. Het kan daarom voorkomen, dat een theater u verzoekt voortaan een andere contactpersoon te selecteren bij het aanmaken van een afspraak.

  • Nu alle verplichte velden zijn ingevuld, kunt u

    • de afspraak opslaan als concept en later afmaken en/of versturen

    • het scherm verlaten via de knop "Terug" of via een keuze in het drop-downmenu onder uw inlognaam: de ingevulde gegevens worden NIET bewaard!

    • de knop "Ga verder" aanklikken. U komt in het controlescherm van de afspraak terecht. Van hieruit kunt u:

      • de afspraak opslaan als concept en later afmaken en/of versturen

      • de knop "Afspraak bewerken" aanklikken en wijzigingen aanbrengen

      • de knop "Afspraak voorstellen" aanklikken.

  • Stelt u de afspraak voor, dan ontvangt de geselecteerde contactpersoon een e-mail, waarin staat welke afspraken er klaar staan. NB: Andere gebruikers krijgen geen bericht.

  • De ontvanger van het voorstel heeft twee opties: hij gaat wel of niet akkoord met alle onderdelen. Als de overeenkomst niet akkoord is, kan hij het voorstel afwijzen, de afkeuring specificeren op onderdeel en een commentaar toevoegen waarin hij uitlegt, wat er precies anders zou moeten. Heeft hij het voorstel afgekeurd, dan ontvangt u bericht met het overzicht van één of meerdere afgekeurde onderdelen, plus eventuele uitleg. U kunt het voorstel indien gewenst aanpassen en opnieuw versturen. Het proces begint nu overnieuw en wordt herhaald tot er overeenstemming is bereikt op alle onderdelen.


4.1.5.4. De afspraken bekijken

Als u bent ingelogd, kunt u rechtsboven in beeld op uw inlognaam klikken. Er verschijnt een drop-down met verschillende opties. Klik op "Financiële Afspraken". Er verschijnt een nieuwe pagina. Hier staan alle financiële afspraken voor uw account als producent. Controleer of het filter op het juiste seizoen staat ingesteld.


4.1.5.4.1 Het overzicht van financiële afspraken
U ziet een lijst waarin de volgende kenmerken van een financiële afspraak worden weergegeven:

  • Kenmerk: Dit is het kenmerk, dat u als aanbieder aan de afspraak heeft meegegeven.

  • Productie: De titel van de productie waar de voorstelling bij hoort waar de afspraak over gaat.

  • Afnemer: Voor elke afspraak wordt vermeld met welk theater de afspraak is/wordt gemaakt.

  • Vast bedrag: Indien er een garantie wordt afgesproken, wordt het bedrag hier getoond.

  • Percentage: In geval van partage wordt hier het percentage voor u als aanbieder getoond.

  • Datum eerste voorstelling: Vaak zal er voor elke voorstelling een aparte afspraak gemaakt worden. Dan wordt hier de speeldatum plus aanvangstijd vermeld. Er kunnen echter ook afspraken worden gemaakt voor meerdere voorstellingen van eenzelfde productie. In dat geval ziet u hier de datum en aanvangstijd van de eerste voorstelling, waar de afspraak betrekking op heeft.

  • Laatste wijziging: De datum en tijd waarop de afspraak voor het laatst is aangepast, ongeacht of die wijziging door u of door het theater is aangebracht.

  • Status: de status van de financiële afspraak. Dit kan zijn:

    • Concept - wanneer de afspraak nog niet naar de afnemer is verzonden

    • Voorstel - wanneer de afspraak naar de afnemer is verzonden en hij de afspraak nog niet goedgekeurd of afgekeurd heeft

    • Goedgekeurd - wanneer de afspraak door het theater is goedgekeurd

    • Afgekeurd - wanneer de afspraak door het theater is afgekeurd

  • Type afspraak: Partage, Verhuur, Uitkoop, Suppletie of Staffel. Bekijkt u hier de uitleg over de verschillende typen afspraken, zoals deze mogelijk zijn binnen Podiumkunst.info

  • Log: voor elke regel een link naar de geschiedenis van de betreffende afspraak.

  • Verwijderen: alle concepten kunnen verwijderd worden middels een klik op deze link. Heeft u per ongeluk een verkeerd voorstel gedaan aan een theater, laat het voorstel dan afkeuren. De reden maakt hierbij niet uit. Vervolgens kunt u de afspraak opnieuw opslaan als concept en daarna alsnog verwijderen.


Door op de knop 'kolommen' te klikken kunt u zelf selecteren welke kolommen u wil laten zien. Alle kolommen worden standaard getoond. Zet het vinkje uit voor de kolommen, die u wil verbergen.



4.1.5.4.2 De inhoud van specifieke financiële afspraken

U bekijkt de inhoud van een afspraak door een klik op de regel van het voorstel.
In de pagina van een afspraak ziet u de specificaties per onderdeel. Voor een uitleg over de verschillende onderdelen, kunt u hier terecht.


Rechts in beeld ziet u een overzicht van gerelateerde afspraken. Met een klik op de dubbele pijl kunt u rechtsreeks naar de pagina van de betreffende afspraak.

Indien van toepassing ziet u rechts in beeld ook een overzicht van de afspraakgeschiedenis. Zo kunt u verschillende versies van een afspraak bekijken.

Ook ziet u rechts in beeld het resultatenoverzicht, met daarin de volgende berekeningen:
· Stand per [datum]
· Kaarten verkocht
· Recette inclusief BTW
· Afdracht aan Podiumkunst.info
· Aandeel afnemer
· Aandeel aanbieder
· Auteursrechten
· BTW
· Totaal (opbrengsten - uitgaven)