3.1.4.1. Introductie

Deze pagina geeft een totaaloverzicht van de functies die u kunt gebruiken in menu Producties. Dit menu wordt vaak verward met de home-pagina (het dashboard) van Podiumkunst.info bij het aanmaken van producties en voorstellingen. Dit komt, doordat er op de home-pagina ook een overzicht van producties getoond wordt. Vanuit het dashboard kunt u echter doorklikken naar informatie over specifieke producties. In het menu Producties beheert u de producties.

Hoe komt u in het menu?

  • Log in.
  • Klik rechtsboven in beeld op uw inlognaam: er verschijnt een drop-downmenu.
  • Kies “Producties”. Er verschijnt een lijst met producties in beeld. De eerste keer zal de lijst uiteraard leeg zijn. U ziet dan wel de koppen van de kolommen van de lijst.

 

3.1.4.2. Toelichting op de kolommen in de pagina Producties

Door op de knop 'kolommen' te klikken kunt u zelf selecteren welke kolommen u wil laten zien. Alle kolommen worden standaard getoond. Zet het vinkje uit voor de kolommen, die u wil verbergen. U heeft de keuze uit de volgende kolommen:


  • Naam: de naam van de productie. Dit is de naam, zoals u (of eventueel de producent) deze heeft ingevoerd in Podiumkunst.info, of zoals die wordt opgehaald uit uw boekingssysteem.
  • PKI #: het ID-nummer van de productie, toegekend door Podiumkunst.info. Dit gebeurt automatisch bij het opslaan van een nieuwe productie.
  • Aantal voorstellingen: het aantal voorstellingen, dat voor deze productie in Podiumkunst.info bekend is. Voorstellingen worden automatisch opgehaald uit gekoppelde boekingssystemen. Is uw boekingssysteem niet gekoppeld, dan moet u de voorstellingen zelf invoeren.
  • Datum 1e voorstelling: de vroegste datum, waarop een voorstelling van deze productie geprogrammeerd is (en bekend in Podiumkunst.info).
  • Status: de status van de productie. De productie kan al lopen, ingepland of afgerond zijn. 
  • Producent: de producent of het gezelschap (onder de knop kolommen vindt u deze kolom onder de naam Producer).
  • % Bezet: hoeveel kaarten uit de totaal beschikbare capaciteit zijn er op dit moment verkocht? Dit is weergegeven als een liggende balk, waarin in een verdeling van groen en wit het percentage van de uitgegeven kaarten ten opzichte van de totale capaciteit wordt getoond. Plaatst u de muisaanwijzer op deze balk, dan verschijnen aanvullende gegevens die in cijfers toelichten wat de balk weergeeft (Capaciteit, Verkocht, Beschikbaar en % Bezet).
  • Verkocht: het totaal aantal verkochte kaarten in cijfers (alle voorstellingen in alle theaters samen).
  • Verkocht theater: het aantal kaarten verkocht door de theaters waar de voorstellingen gespeeld worden (alle voorstellingen in alle theaters samen).
  • Verkocht wederverkoop: het aantal kaarten verkocht door wederverkopers. Let op: op dit moment maakt Podiumkunst.info nog geen uitsplitsing tussen het verkochte aantal kaarten door het theater en door de wederverkoper. Daarom zult u momenteel alleen het totaal aantal verkochte kaarten onder Verkocht theater zien.
  • Recette (€): de totale recette (alle voorstellingen in alle theaters samen).
  • Mijn aandeel (€): het aandeel in de totale recette. U ziet uiteraard alleen het opgetelde bedrag van alle voorstellingen binnen deze productie, waarvoor er financiële afspraken in Podiumkunst.info zijn gemaakt.
  • co_producer: is dit een eigen productie of een co-productie? De opties zijn 'Ja' en 'Nee', waarbij 'Ja' aangeeft dat het een co-productie betreft en 'Nee' dat het een eigen productie is.
  • Begeleid: wordt de voorstelling begeleid door musici?
  • drie puntjes boven elkaar: er verschijnt een extra menu als u de muis op deze kolom zet. Via dit menu kunt u de productie bewerken, de creatieve cast toevoegen of aanpassen, en de productie ontkoppelen.
    • Bewerken: u opent het formulier, waarin de productie is aangemaakt. Hier kunt u wijzigingen doorvoeren en opslaan. Wilt u toch niets wijzigen, verlaat het formulier dan via de 'Terug'-knop rechtsboven in het formulier.
    • Creatieve cast: u opent een nieuwe pagina. Via de knop 'Castlid toevoegen' kunt u per persoon functie, rol en naam van elk castlid invoeren. Na het opslaan worden ze getoond in een lijst. Het formulier van elk castlid kan bewerkt worden door op de regel in de lijst te klikken. Via de link 'Verwijderen' op de betreffende regel, kunt u een verkeerd ingevoerd castlid weer uit de productie verwijderen.
    • Ontkoppelen: Het kan voorkomen, dat een producent uw impresariaat aan een productie heeft gekoppeld, terwijl u niet het bijbehorende impresariaat bent. In dat geval kunt u de productie ontkoppelen, waarmee deze uit uw overzichten verdwijnt.

3.1.4.3. Het toevoegen van producties en voorstellingen

Bij een koppeling tussen Podiumkunst.info en uw boekingssysteem zullen alle benodigde gegevens een op een worden overgenomen uit uw boekingssysteem. Wijzigt u iets in Podiumkunst.info, dan zal bij een volgende update alles weer terug worden gezet, zoals het in het boekingssysteem staat. Hoe vaak zo'n update wordt uitgevoerd is afhankelijk van de koppeling, maar dit gebeurt meestal direct, elk uur of elke dag.

Wanneer er geen koppeling aanwezig is tussen uw boekingssysteem en Podiumkunst.info, maakt u handmatig producties en voorstellingen aan. We beschrijven hier hoe dit in z'n werk gaat.


3.1.4.3.1. Producties aanmaken

U klikt op 'Productie toevoegen'. Er verschijnt een formulier in beeld. U dient in elk geval altijd de verplichte velden in te vullen. Deze worden aangegeven met een sterretje.

We geven hier een toelichting op elk veld in het formulier.

  • Producent *: Hier kunt u een keuze maken uit de aan uw impresariaat gekoppelde producenten. Mist u een of meer producenten, download dan het formulier en stuur dit ingevuld naar support@podiumkunst.info om ze toe te laten voegen.
  • Titel *: Voor de afnemers is de titel het duidelijkst als hier zowel de uitvoerende artiest als de titel van de voorstelling in vermeld wordt. Voor het uitwisselen van gegevens is het niet nodig om in alle gekoppelde systemen exact dezelfde titel aan te houden.
  • Nieuw / reprise: Kies uit de opties 'Nieuwe productie' of 'Reprise / herneming'.
  • Eigenaar: Maakt de producent de productie alleen of is het een co-productie? Let hierbij goed op de definitie van een co-productie, zoals wij en OC&W deze hanteren, namelijk "Twee of meer producenten of instellingen werken samen aan één productie. Daarvoor moet de samenwerking minimaal voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. De artistieke signatuur van de verschillende samenwerkingspartners komt tot uiting in de productie en de samenwerkingspartners zijn zichtbaar in het publiciteitsmateriaal; 2. de samenwerkingspartners investeren op enigerlei wijze gezamenlijk en delen de productionele verantwoordelijkheid.".
  • Coproducenten: Als u heeft aangegeven dat de productie een co-productie is, verschijnt er een extra veld in beeld. Hier voert u hier de co-producent(en) in. Staat uw co-producent er niet tussen? Neem dan contact met ons op via support@podiumkunst.info en gebruik hetzelfde formulier als vermeld bij de toelichting van het veld Producent om de benodigde gegevens aan te leveren.
U kunt meerdere co-producenten toevoegen door telkens opnieuw in het veld te klikken. U kunt verkeerd geselecteerde co-producenten verwijderen door op het grijze kruisje voor hun naam te klikken.
  • Begeleid door: Wordt uw voorstelling begeleid door een orkest of muzikaal ensemble, dan kunt u hier aangeven welk. Ontbreekt uw begeleiding in de lijst, volg dan dezelfde procedure als voor missende producenten.
  • Aantal musici: Indien van toepassing kunt u hier het aantal muzikanten invullen. U kun het getal intypen of selecteren met de pijltjes omhoog en omlaag.
  • Synopsis: Hier kunt u een samenvatting van de voorstelling plaatsen.
  • Genre *: Kies een optie uit de lijst. Staat uw gewenste genre er niet bij, kies dan voor de optie Algemeen.
  • Status *: U kunt kiezen uit de opties Gepland, Loopt of Afgelopen.
  • Start datum: Over het algemeen kiest u hier voor de datum van de eerste voorstelling van de tournee. Vult u hier geen datum in, dan komt de productie automatisch in het huidige seizoen terecht. Zeker in de weken vóór 1 juli kan dit verwarring opleveren, want over het algemeen wordt dan geprogrammeerd voor het volgende seizoen. Het veld is dus niet verplicht, maar het verdient aanbeveling om het wel in te vullen.

Klik hierna op “Opslaan”.


3.1.4.3.2. Voorstellingen aanmaken

De nieuw aangemaakte productie vindt u terug in het productieoverzicht in menu Producties. U kunt hier nu voorstellingen voor aan gaan maken. Klik op de regel van de productie waarvoor u voorstellingen wil toevoegen. U krijgt in een nieuwe pagina in beeld. Om een voorstelling toe te voegen, klikt u op “Voorstelling toevoegen”. Er verschijnt een formulier in beeld. U dient in elk geval altijd de verplichte velden in te vullen. Deze worden aangegeven met een sterretje.

We geven hier een toelichting op elk veld in het formulier.

  • Theater *: Kies hier het theater waar de voorstelling geboekt is. Als het theater de voorstelling op een externe lokatie laat spelen, kiest u hier toch voor het theater zelf.

Om snel het juiste theater op te zoeken in de lijst, kunt u een deel van de naam intypen.

  • Zaal *: Kies hier de juiste zaal. De keuze van de zaal bepaalt de hoeveelheid kaarten, die voor deze voorstelling beschikbaar zouden moeten zijn. De verkeerde keuze zal daarom de statistieken voor de kaartverkoop onbruikbaar maken.

Er zijn afhankelijk van de situatie in het desbetreffende theater vaak een grote zaal, middenzaal en kleine zaal. Daarnaast zijn er twee andere type zalen te onderscheiden:

- Externe locaties: wanneer er een voorstelling plaatsvindt buiten het theater, maakt u de voorstelling aan onder “Externe locaties”. Een voorbeeld is de Grote Kerk in de standplaats van het theater.

- Externe locaties: wanneer er een voorstelling plaatsvindt buiten het theater, maakt u de voorstelling aan onder “Externe locaties”. Een voorbeeld is de Grote Kerk in de standplaats van het theater.

Wanneer u één van deze twee typen selecteert, zal het theater deze locaties verder specificeren middels het aanmaken van rangsjablonen. Ook als u een afwijkende capaciteit toestaat in een van de 'normale' zalen, zal het theater deze in moeten stellen.

  • Datum *: In het formulier ziet u geen sterretje, maar dit is wel degelijk een verplicht veld. U kunt datum en tijd hier intypen volgens het format "DD-MM-JJJJ UU:mm". U kunt ook via de kalender een datum kiezen en vervolgens met de schuiven onder de kalender de tijd instellen. Vergeet u een tijd in te vullen, dan komt de aanvangstijd van de voorstelling automatisch op middernacht te staan!
  • Status *: Kies een van de mogelijkheden (Interesse, Optie, Geaccepteerd, Succesoptie of Annulering).
  • Type *: Kies een van de mogelijkheden (Normaal, Try-out, Première, Montage of Dernière).
  • Besloten voorstelling: Vink dit vakje aan wanneer het een besloten voorstelling betreft. De kaartverkoop telt dan niet mee in de statistieken.
  • Kenmerk voorstelling: Het is mogelijk meerdere kenmerken toe te voegen aan de voorstelling. De kenmerken waaruit u kunt selecteren zijn: Reguliere voorstelling, Schoolvoorstelling, Locatievoorstelling, Festivalvoorstelling, Buitenlandse voorstelling, Educatieve voorstelling / activiteit, Betaalde lezing of inleiding, Preview, Workshop voor amateurs, Registratie / adaptie voor bioscoop/radio/tv.


Klik na het invoeren en selecteren van de juiste gegevens op 'opslaan'. De voorstelling is nu toegevoegd.

 

Het is ook mogelijk om een bulk voorstellingen toe te voegen, wanneer deze in hetzelfde theater spelen. Klik hiervoor in het voorstellingsoverzicht 'Bulk voorstellingen toevoegen'. Hier dient u theater, zaal en het aantal voorstellingen in te voeren.

 

3.1.4.4. Het koppelen van een productie
Podiumkunst.info koppelt de door u vertegenwoordigde producenten aan uw account. U dient, wanneer er geen koppeling is met uw boekingssysteem, zelf de producties aan uw account te koppelen. Dit doet u door op 'Producties koppelen' te klikken. U krijgt nu de producties te zien van de aan uw impresariaat gekoppelde producenten. U selecteert de productie één voor één en klikt op 'opslaan'. 


3.1.4.5. Het verwijderen van producties en voorstellingen

Mocht het voorkomen, dat u een productie en/of voorstelling wil verwijderen, dan kunt u deze het beste de status geannuleerd geven. U kunt zelf geen producties of voorstellingen daadwerkelijk verwijderen. Heeft u een fout gemaakt bij het invoeren (bijvoorbeeld dubbel ingevoerd), neem dan contact op via support@podiumkunst.info