INHOUD:

3.1.5.1. Introductie

3.1.5.2. Ter voorbereiding: de standaardovereenkomst

3.1.5.3. De afspraken per voorstelling maken

3.1.5.4. De afspraken bekijken
3.1.5.4.1 Het overzicht van financiële afspraken

3.1.5.4.2 De inhoud van specifieke financiële afspraken

3.1.5.5 Financiële afspraken herzien



3.1.5.1. Introductie

Financiële afspraken zijn de basis voor het berekenen van het aandeel van de afnemer en aanbieder in de recettes. De financiële afspraken die in Podiumkunst.info staan zijn bindend, omdat er een standaardovereenkomst tussen aanbieder en afnemer aan ten grondslag ligt.
Het proces van vastleggen en vaststellen van de financiële afspraken verloopt top-down. De (vertegenwoordiger van) de aanbieder levert het voorstel aan. De afnemer kan een voorstel bevestigen of (deels) afwijzen. Bij het (deels) afwijzen dient de (vertegenwoordiger van) de aanbieder te reageren via de automatisch gegenereerde mail. Dit proces is afgerond wanneer de afnemer de financiële afspraak in zijn geheel heeft gefiatteerd.

Bij de financiële afspraken maakt Podiumkunst.info onderscheid tussen producties en voorstellingen van die productie. Voor voorstellingen binnen een productie kunnen verschillende typen financiële afspraken worden gemaakt.

 

3.1.5.2. Ter voorbereiding: de standaardovereenkomst

Het is de bedoeling, dat elke aanbieder met elk theater een standaardovereenkomst sluit, die op papier door beide partijen in tweevoud ondertekend wordt. In deze overeenkomst worden alle afspraken vastgelegd, die gelden voor (vrijwel) alle voorstellingen van u als aanbieder in het betreffende theater. Bekijkt u hier ons voorbeeld voor een standaardovereenkomst. Deze hoeft u niet letterlijk over te nemen en u kunt er allerlei extra voorwaarden in zetten die u zelf belangrijk vindt. Het gaat erom, dat u een overeenkomst sluit, die voor langere tijd voor al uw voorstellingen van toepassing is. U maakt de afspraken dus niet specifiek voor één productie, maar houdt ze zo algemeen mogelijk.

U, als aanbieder, vult de standaardovereenkomst indien van toepassing aan met eigen leveringsvoorwaarden en verstuurt de overeenkomst vervolgens naar de desbetreffende afnemer. De afnemer vult de standaardovereenkomst eventueel aan met eigen leveringsvoorwaarden, ondertekent de overeenkomst en stuurt deze naar u retour. Pas als beide partijen akkoord gaan met de inhoud van de overeenkomst en deze in tweevoud ondertekend is, kunt u in Podiumkunst.info aan de slag met de financiële afspraken.
De standaardovereenkomst ligt ten grondslag aan alle financiële afspraken die u met het theater maakt. U dient daarom een overeenkomst op te stellen per theater, die voor alle voorstellingen die in dat theater staan van toepassing is.

Vervolgens worden in Podiumkunst.info alleen nog de financiële afspraken gemaakt en eventuele extra afspraken vastgelegd, die ofwel voor een specifieke voorstelling afwijken van de standaardovereenkomst, ofwel voor een specifieke voorstelling toegevoegd moeten worden.
In elke financiële afspraak wordt aangegeven of de standaardovereenkomst van toepassing is. In uitzonderingsgevallen zal er een afspraak worden gemaakt, waarbij deze niet van toepassing is, maar over het algemeen zal deze de basis vormen voor de financiële afspraken, zoals die in Podiumkunst.info worden voorgesteld door de aanbieders en geaccordeerd door het theater.


3.1.5.3. De afspraken per voorstelling maken

Als uw boekingssysteem een mogelijkheid biedt om via automatische koppeling voorstellingen aan te maken en de bijbehorende financiële afspraken aan te bieden in Podiumkunst.info, dan kunt u de punten 2 t/m 5 in onderstaande uitleg overslaan. Het handmatig maken van een financiële afspraak voor een voorstelling gaat als volgt in z’n werk:
  • Allereerst wordt er een standaardovereenkomst gesloten tussen u als aanbieder en het theater.
  • U maakt voorstellingen aan in Podiumkunst.info (zie voor uitleg de handleiding over producties).
  • Vervolgens kunt u rechtsboven in beeld op uw inlognaam klikken. Er verschijnt een drop-downmenu met verschillende opties. Klik op "Financiële Afspraken". De nieuwe pagina met alle financiële afspraken voor uw impresariaat verschijnt in beeld. Klik op de knop "Afspraak maken". Er verschijnt een nieuwe pagina met een formulier. Kijk hier voor de verschillende typen afspraken en de bijbehorende velden om in te vullen. Per type afspraak zullen de bijbehorende velden in beeld verschijnen.
  • Onder de velden voor de toeslagen staat een informatie-icoontje. Als u hier de muisaanwijzer op plaatst, krijgt u de standaardbedragen in beeld, die het theater heeft ingevoerd voor de toeslagen voor de zaal waarin uw voorstelling staat geprogrammeerd. LET OP: deze bedragen gelden voor de dag waarop de afspraak wordt ingevoerd. Er wordt geen rekening gehouden met de datum van de voorstelling. Het kan dus voorkomen, dat u in seizoen A een afspraak voor een voorstelling invoert, waarvoor de toeslagen van het volgende seizoen B gelden, maar die zijn dan nog niet opvraagbaar via dit informatie-icoontje.
  • Als u de velden voor de afspraak heeft ingevuld, blijven er nog twee verplichte velden over, namelijk de contactpersonen bij afnemer en aanbieder. U kiest bij "Contactpersoon afnemer *" voor een contactpersoon van het theater. Deze contactpersoon zal altijd een gebruiker van Podiumkunst.info zijn met rechten om financiële afspraken goed en af te keuren. Beheerders krijgen deze rechten automatisch. Voor andere gebruikers kunnen deze rechten ook ingesteld worden. Er kan per afspraak slechts één contactpersoon gekozen worden. Het kan daarom voorkomen, dat een theater u verzoekt voortaan een andere contactpersoon te selecteren bij het aanmaken van een afspraak.
  • Nu alle verplichte velden zijn ingevuld, kunt u
    • de afspraak opslaan als concept en later afmaken en/of versturen
    • het scherm verlaten via de knop "Terug" of via een keuze in het drop-downmenu onder uw inlognaam: de ingevulde gegevens worden NIET bewaard!
    • de knop "Ga verder" aanklikken. U komt in het controlescherm van de afspraak terecht. Van hieruit kunt u:
      • de afspraak opslaan als concept en later afmaken en/of versturen
      • de knop "Afspraak bewerken" aanklikken en wijzigingen aanbrengen
      • de knop "Afspraak voorstellen" aanklikken.
  • Stelt u de afspraak voor, dan ontvangt de geselecteerde contactpersoon een e-mail, waarin staat welke afspraken er klaar staan. NB: Andere gebruikers krijgen geen bericht.
  • De ontvanger van het voorstel heeft twee opties: hij gaat wel of niet akkoord met alle onderdelen. Als de overeenkomst niet akkoord is, kan hij het voorstel afwijzen, de afkeuring specificeren op onderdeel en een commentaar toevoegen waarin hij uitlegt, wat er precies anders zou moeten. Heeft hij het voorstel afgekeurd, dan ontvangt u bericht met het overzicht van één of meerdere afgekeurde onderdelen, plus eventuele uitleg. U kunt het voorstel indien gewenst aanpassen en opnieuw versturen. Het proces begint nu overnieuw en wordt herhaald tot er overeenstemming is bereikt op alle onderdelen.


3.1.5.4. De afspraken bekijken
Als u bent ingelogd, kunt u rechtsboven in beeld op uw inlognaam klikken. Er verschijnt een drop-down met verschillende opties. Klik op "Financiële Afspraken". Er verschijnt een nieuwe pagina. Hier staan alle financiële afspraken voor uw impresariaat. Controleer of het filter op het juiste seizoen staat ingesteld.

3.1.5.4.1 Het overzicht van financiële afspraken
U ziet een lijst waarin de volgende kenmerken van een financiële afspraak worden weergegeven:
  • Kenmerk: Dit is het kenmerk, dat u aan de afspraak heeft meegegeven.
  • Productie: De titel van de productie waar de voorstelling bij hoort waar de afspraak over gaat.
  • Aanbieder: Hier staat vermeld wie de producent is van de voorstelling.
  • Afnemer: Voor elke afspraak wordt vermeld met welk theater de afspraak is/wordt gemaakt.
  • Vast bedrag: Indien er een garantie wordt afgesproken, wordt het bedrag hier getoond.
  • Percentage: In geval van partage wordt hier het percentage voor u als aanbieder getoond.
  • Datum eerste voorstelling: Vaak zal er voor elke voorstelling een aparte afspraak gemaakt worden. Dan wordt hier de speeldatum plus aanvangstijd vermeld. Er kunnen echter ook afspraken worden gemaakt voor meerdere voorstellingen van eenzelfde productie. In dat geval ziet u hier de datum en aanvangstijd van de eerste voorstelling, waar de afspraak betrekking op heeft.
  • Laatste wijziging: De datum en tijd waarop de afspraak voor het laatst is aangepast, ongeacht of die wijziging door u of door het theater is aangebracht.
  • Status: de status van de financiële afspraak. Dit kan zijn:
    • Concept - wanneer de afspraak nog niet naar de afnemer is verzonden
    • Voorstel - wanneer de afspraak naar de afnemer is verzonden en hij de afspraak nog niet goedgekeurd of afgekeurd heeft
    • Goedgekeurd - wanneer de afspraak door het theater is goedgekeurd
    • Afgekeurd - wanneer de afspraak door het theater is afgekeurd
  • Type afspraak: Partage, Verhuur, Uitkoop, Suppletie of Staffel. Bekijkt u hier de uitleg over de verschillende typen afspraken, zoals deze mogelijk zijn binnen Podiumkunst.info
  • Log: voor elke regel een link naar de geschiedenis van de betreffende afspraak.
  • Verwijderen: alle concepten kunnen verwijderd worden middels een klik op deze link. Heeft u per ongeluk een verkeerd voorstel gedaan aan een theater, laat het voorstel dan afkeuren. De reden maakt hierbij niet uit. Vervolgens kunt u de afspraak opnieuw opslaan als concept en daarna alsnog verwijderen.

Door op de knop 'kolommen' te klikken kunt u zelf selecteren welke kolommen u wil laten zien. Alle kolommen worden standaard getoond. Zet het vinkje uit voor de kolommen, die u wil verbergen.

3.1.5.4.2 De inhoud van specifieke financiële afspraken

U bekijkt de inhoud van een afspraak door een klik op de regel van het voorstel.
In de pagina van een afspraak ziet u de specificaties per onderdeel. Voor een uitleg over de verschillende onderdelen, kunt u hier terecht.


Rechts in beeld ziet u een overzicht van gerelateerde afspraken. Met een klik op de dubbele pijl kunt u rechtsreeks naar de pagina van de betreffende afspraak.

Indien van toepassing ziet u rechts in beeld ook een overzicht van de afspraakgeschiedenis. Zo kunt u verschillende versies van een afspraak bekijken.

Ook ziet u rechts in beeld het resultatenoverzicht, met daarin de volgende berekeningen:
· Stand per [datum]
· Kaarten verkocht
· Recette inclusief BTW
· Afdracht aan Podiumkunst.info
· Aandeel afnemer
· Aandeel aanbieder
· Auteursrechten
· BTW
· Totaal (opbrengsten - uitgaven)


3.1.5.5 Financiële afspraken herzien

Door omstandigheden kan het voorkomen, dat reeds goedgekeurde Financiële Afspraken opengebroken moeten worden en vervangen door een nieuwe afspraak.
Hiervoor is nu een mogelijkheid toegevoegd aan de applicatie. Let op: dit is nog niet de definitieve versie van de nieuwe functionaliteit, maar een eerste ruwe versie. Bij updates zullen wij de handleiding bijwerken. Kijk dus bij het gebruik van de functie telkens eerst of er iets veranderd is in de werkwijze. Tegen de tijd dat de functie "af" is, zullen we dit communiceren.
Wij beseffen dat met name inzage in de geldigheid van de afspraken nog zeer veel te wensen over laat. Op verzoek van gebruikers hebben wij er echter voor gekozen om de functionaliteit toch alvast beschikbaar te stellen. In deze handleiding beschrijven wij waar u rekening mee moet houden bij het gebruik van deze ruwe versie.

Hoe het momenteel werkt:
- Zowel aanbieder als afnemer ziet de noodzaak tot herziening van de reeds goedgekeurde Financiële Afspraak.
- De aanbieder zoekt de bestaande Afspraak op:

> Log in
> Zet de muis op uw inlognaam, rechtboven in beeld. er verschijnt een dropdown-menu.
> Klik in dit menu op de optie "Financiële afspraken". Een nieuwe pagina komt in beeld.
> Zoek de Afspraak op via het filter:

* Klik op de knop "Filteren".
* Klik op het pijltje naast "Selecteer productie". Er verschijnt een keuzelijst.
* Klik op de gewenste productietitel.
* Klik op het pijltje naast "Selecteer theater". Er verschijnt een keuzelijst.
* Klik op het juiste theater.
* Klik op de knop "Filters toepassen". U ziet nu een of meer financiële afspraken in beeld.

> Controleer of de Afspraak die herzien moet worden nu in beeld staat.
> Klik eenmaal op de regel van de open te breken Afspraak. Er verschijnt een nieuwe pagina.
> Onderaan de Afspraak vindt u links de knop "Aangepast voorstel maken". Klik hierop. Er komt een formulier in beeld, waarin de inhoud van de oude afspraak is ingevuld. De volgende velden kunnen aangepast worden:

* Kenmerk eigen systeem
* Contactpersoon afnemer
* E-mail contactpersoon aanbieder
* Auteursrechten (niet bij huur)
* AR Percentageberekening (niet bij huur)
* Entreeprijzen
* Theateraftrek (niet bij uitkoop)
* Consumptietoeslag (niet bij uitkoop)
* Servicetoeslag (niet bij uitkoop)
* Garderobetoeslag (niet bij uitkoop)
* Extra afspraken
* Standaardovereenkomst is wel/niet van toepassing
* Partage aanbieder (in geval van partage en suppletie)
* Garantie aan aanbieder (in geval van partage)
* Garantie aan afnemer (in geval van partage)
* Garantieberekening (in geval van partage)
* Aanvulling tot (in geval van suppletie)
* Aanvullingberekening (in geval van suppletie)
* Maximale aanvulling (in geval van suppletie)
* Staffels (in geval van staffel)
* Gezamenlijke pot (in geval van staffel)
* Uitkoopsom totaal (in geval van uitkoop)
* Huur (in geval van huur)
* Overige kosten (in geval van huur)

> Pas de inhoud van de Afspraak aan en klik op de knop "Ga verder", linksonderin het formulier. Het scherm wordt ververst: de invulvelden worden gewone tekst.
> Controleer de inhoud van uw nieuwe voorstel.
> Links onderin het scherm vindt u de knop "Afspraak voorstellen". Klik hierop om het nieuwe voorstel voor de Financiële Afspraak naar de afnemer te verzenden.

- Ondertussen ziet u verandering in uw overzicht van financiële afspraken:

> De regel van de oude afspraak is groen gekleurd. De status blijft "Goedgekeurd".
> De regel van het nieuwe voorstel is gelig gekleurd. Dit blijft zo, totdat de afnemer de afspraak heeft goedgekeurd. De status kan in de tussentijd wijzigen in "Concept", "Voorstel" en "Afgekeurd".

- De afnemer ontvangt bericht dat er een nieuw voorstel klaar staat. Het goed, dan wel afkeuren gebeurt op dezelfde wijze als bij een reguliere Financiële Afspraak.
U ziet in uw overzicht, dat ook hier de regels gekleurd zijn:

> De regel van de oude afspraak is groen gekleurd. De status blijft "Goedgekeurd".
> De regel van het nieuwe voorstel is gelig gekleurd. Dit blijft zo, totdat u als afnemer de afspraak heeft goedgekeurd. De status kan in deze kleur "Voorstel" of "Afgekeurd" zijn (afhankelijk van uw eigen actie).
> De regel van de goedgekeurde nieuwe afspraak wordt grijs/wit. De status is "Goedgekeurd".

- Zodra de afnemer de afspraak heeft goedgekeurd, ziet de aanbieder de nieuwe afspraak in wit/grijs met status "Goedgekeurd".

Hoe houdt u de nieuwe en oude afspraak uit elkaar?

Op dit moment is het nog niet heel duidelijk te zien, welke afspraak geldig is bij het openbreken van een financiële afspraak. De regel van de oude afspraak blijft namelijk groen en houdt vooralsnog de status "Goedgekeurd". Zodra een regel echter groen gekleurd wordt, is er altijd een tweede afspraak voor deze voorstelling te vinden. Gebruik eventueel het filter om deze tweede afspraak te zoeken. De status van de tweede afspraak bepaalt of de oude of de nieuwe afspraak van kracht is:
- "Voorstel": de oude afspraak geldt nog.
- "Afgekeurd": de oude afspraak geldt nog.
- "Goedgekeurd": de oude afspraak geldt niet meer, de nieuwe afspraak is van kracht.

Extra hulpmiddel hierbij is het kleurgebruik:
- een groene regel geeft aan, dat er iets aan de hand is met de afspraak,
- een gele regel duidt aan, dat de herziening nog niet is afgerond,
- een grijs/witte regel duidt aan, dat deze afspraak definitief is.