Selectie van de voorstellingen in uw overzicht

De bijlage van de wekelijkse mailing over te koppelen voorstellingen is een Excel bestand, waarin alle voorstellingen vermeld staan, die zijn klaargezet door aanbieders binnen Podiumkunst.info en de status 'Geaccepteerd' hebben. Wij genereren de lijst op basis van de voorstellingen waar nog geen verkopen voor geregistreerd zijn. Het kan dus zijn dat er voorstellingen tussen staan waar nog geen kaarten voor verkocht zijn. Deze voorstellingen verdwijnen vanzelf van de lijst, zodra er verkopen geregistreerd zijn in Podiumkunst.info.


Voor de duidelijkheid, wij kunnen niet in de verschillende kaartverkoopsystemen kijken om te zien of:

  • een nummer wel of niet is ingevoerd bij een voorstelling;
  • de voorstelling wel of niet in het systeem staat.

Onze wekelijkse mailing is daarom gebaseerd op de volgende gegevens:

  • alle voorstellingen in de toekomst,
  • met een kaartstand van nul,
  • met status 'Geaccepteerd',
  • niet aangemerkt als besloten voorstelling,
  • type voorstelling = Normaal, Try-out, Première of Dernière en NIET Montage,
  • zonder de volgende kenmerken: Schoolvoorstelling of Preview.

Bijkomend voordeel van deze selectie is dat u, na bijvoorbeeld een vakantie of ziekte, alleen de laatste mail hoeft te openen voor een actueel overzicht. Het kan zo niet gebeuren dat u een voorstelling vergeet te koppelen, omdat u een e-mail heeft gemist. Nadeel is dat voorstellingen die met reden niet gekoppeld kunnen worden, de rest van het seizoen terug blijven keren in de wekelijkse e-mail.


Toelichting op het bestand in de bijlage van de e-mail

Voor elke voorstelling wordt steeds deze informatie getoond:


Kolom A: PKI ID = het unieke nummer van deze voorstelling. Dit is het nummer dat in uw kaartverkoopsysteem ingevoerd moet worden bij de juiste voorstelling. Zorg ervoor dat u het nummer exact overneemt, inclusief streepjes (- en |). Dit is het nummer dat hierboven wordt aangeduid als PKI-nummer.

Kolom B: Titel = titel van de productie/voorstelling, zoals die is aangemaakt in Podiumkunst.info door de aanbieder. Als u de voorstelling onder een afwijkende naam in uw kassa heeft staan, is dat geen probleem. In Podiumkunst.info zal de voorstelling altijd onder de titel van de aanbieder te vinden zijn.

Kolom C: Datum = datum en tijd van de te koppelen voorstelling in uw kaartverkoopsysteem. Let hier vooral goed op als een productie meer dan één keer in uw theater wordt opgevoerd.

Kolom D: Status = deze kolom is verborgen. De status van de voorstellingen in de lijst is namelijk altijd 'Agreed'.

Kolom E: Producent = producent van de voorstelling, zoals deze bekend staat in Podiumkunst.info (co-producenten worden hier niet vermeld).

Kolom F: Impresariaat = impresariaat van de voorstelling (indien van toepassing). Als er geen impresariaat vermeld staat, is de producent zelf de aanbieder. Het rode driehoekje geeft aan dat er een opmerking bij het veld hoort. In deze opmerking worden steeds alle gebruikers van de aanbieder getoond die beheerdersrechten hebben, plus hun e-mailadres. Zo heeft u direct de contactgegevens bij de hand, mochten er voorstellingsgegevens niet kloppen.



Wijzigingen doorgeven

Podiumkunst.info is een soort doorgeefluik tussen aanbieder en afnemer. Uw theater is hierbij de afnemer. De applicatie Podiumkunst.info doet niets anders met de gegevens dan deze beschikbaar stellen aan de belanghebbenden. Alle voorstellingen die in het Excel bestand staan, hebben de status ‘Geaccepteerd’ en zijn ingevoerd als openbare voorstellingen. De inhoud van de gegevens wordt niet door Podiumkunst.info gecontroleerd.

Het komt voor, dat de aanbieder andere gegevens heeft ingevoerd dan bij u bekend zijn, bijvoorbeeld een andere aanvangstijd of zaal. De aanbieder (impresariaat of producent) is de enige die deze gegevens voor u kan aanpassen. Neem daarom altijd rechtstreeks contact op met één van de beheerders, zoals getoond in het overzicht, zodat zij de gegevens voor u aan kunnen passen.

Het kan ook zo zijn dat er voorstellingen in de lijst staan, waar u geen kaarten voor verkoopt en die dus niet gekoppeld kunnen worden met uw kaartverkoopsysteem. Deze wilt u niet elke week terug zien keren in uw overzicht. Als de status of soort niet klopt, kunt u contact opnemen met support@podiumkunst.info en dan zullen wij bekijken of deze voorstelling inderdaad uit de lijst gehaald kan worden.



Dubbele voorstellingen

Voor de uitwisseling van verkoopcijfers is het van het grootste belang, dat de aanbieder en de afnemer hetzelfde PKI-nummer gebruiken. Anders kunnen deze gegevens niet worden uitgewisseld. Het kan voorkomen dat een voorstelling meer dan eens wordt aangeboden onder verschillende nummers. Bij het toekennen van het nummer in uw kaartverkoopsysteem is het nummer dat in gebruik is bij de aanbieder leidend. De andere voorstelling moet dan uit de database verwijderd worden. Alleen medewerkers van Podiumkunst.info kunnen dit doen. Zij monitoren dagelijks of er dubbele voorstellingen worden aangemaakt en welke verwijderd moeten worden.

Het kan daarna voorkomen, dat u een voorstelling opnieuw moet koppelen met een ander nummer.