Elk theaterseizoen kent nieuwe producties en voorstellingen, maar ook reprises. Aanbieders voeren deze in hun boekingssysteem in. De koppeling tussen een boekingssysteem en Podiumkunst.info is erop gericht alle relevante gegevens van een productie en de bijbehorende voorstellingen over te zetten vanuit het boekingssysteem naar de database van Podiumkunst.info, zodat afnemers deze voorstellingen van actuele verkoopcijfers kunnen voorzien. Daarnaast is het mogelijk, dat beide partijen financiële afspraken kunnen vastleggen via de applicatie. Het boekingssysteem geldt ook hiervoor als bron.



WAT KAN ER MET EEN API-KOPPELING GEREGELD WORDEN?

De opties zijn:

-    Invoeren en bewerken van producties en voorstellingen

Aan het begin van een nieuw theaterseizoen dienen de producties en voorstellingen in Podiumkunst.info ingevoerd te worden. Zijn er gedurende het seizoen wijzigingen (zaalwisselingen, annuleringen, ect), dan dient dit door de aanbieder aangepast te worden. Afnemers kunnen zelf niets wijzigingen. De aanbieders zijn leidend.

-    Maken van financiële afspraken

Voor elke voorstelling in een zaal, die is aangesloten bij Podiumkunst.info kunnen financiële afspraken worden gemaakt. De actuele gebruikerslijst is altijd opvraagbaar via onze website. Ook hier heeft de aanbieder het initiatief.

-    Ophalen van kaartstanden

Aangesloten theaters geven per voorstelling verkochte kaarten en reserveringen door. Deze kunt u desgewenst ophalen naar uw boekingssysteem. De meeste theaters actualiseren hun cijfers elke nacht, sommige theaters doen dit elk uur en een enkel theater voert de standen handmatig in en het streven is dan om ze wekelijks door te geven.


Zodra een voorstelling wordt opgeslagen in de database van Podiumkunst.info, krijgt deze een uniek nummer, het zogenaamde PKI-nummer. Het PKI-nummer heeft het volgende format:

NL-00-000-00000|00000

Dit is opgebouwd uit het productie-ID voor de streep (|) en het voorstellingsnummer binnen die productie na de streep.

Deze nummercombinatie wordt in principe overal toegepast om voorstellingen te identificeren. Op basis hiervan wordt bijvoorbeeld een financiële afspraak aan een voorstelling gekoppeld. Ook de afnemers maken gebruik van dit nummer. Aan hun kant dient het als basis om de actuele kaartstanden door te kunnen geven.

In de API-calls wordt het nummer altijd gesplitst toegepast, dus als ID van production en number van performances.


PRODUCTIES EN VOORSTELLINGEN

Theaters en hun bijbehorende zalen worden aangemaakt door Podiumkunst.info. Soms maken wij keuzes die niet voor iedereen meteen logisch zijn. Om het juiste ID voor een theater of zaal te kunnen vinden, hebben we een hulppagina aangemaakt. In principe proberen we elk podium in onze database te zetten, ongeacht of de organisatie gebruiker is van onze applicatie.


Ook producenten worden door ons aangemaakt. Elke producent krijgt een ID-nummer, dat u kunt koppelen aan de producent in uw boekingssysteem.

Het producentnummer wordt opgenomen in het PKI-nummer van elke productie. Het is mogelijk om achteraf de producent te wijzigen. Dit gaat helaas niet via de API. Uw gebruiker zal de producent zowel in het boekingssysteem als in de online applicatie aan moeten passen. Het PKI-nummer van de productie wijzigt echter niet! Het ID van de oude producent blijft onderdeel van het nummer.


Alle parameters voor het invoeren en wijzigen van producties en voorstellingen worden beschreven in de documentatie bij de betreffende API-calls. Toch behoeft de documentatie hier en daar wat extra toelichting, omdat het gebruik van de paramaters bepaalde gevolgen kan hebben, die niet technisch van aard zijn.

De kenmerken voor een voorstelling worden meegegeven aan de performance in de vorm van forms. De toegestane waarden zijn regular, school, location, festival, foreign, education, reading, preview, workshop, registration, fpk_regular, fpk_school_po, fpk_school_vo, fpk_education, fpk_reading en fpk_other.

Alle waarden, die beginnen met fpk_ zijn specifiek bedoeld voor gebruik in de verantwoordingsmodule van Fonds Podiumkunsten. Hiervan mag er maximaal 1 worden toegekend.

De waarden school en preview zorgen er mede voor, dat een afnemer geen verzoek ontvangt om de voorstelling te koppelen. Dit geldt ook voor:

-    status anders dan agreed

-    private = true (voor besloten voorstellingen)

-    type = montage



FINANCIËLE AFSPRAKEN

Dit hoofdstuk zal later worden toegevoegd



DE DEFINITIES VOOR KAARTSTANDEN
De kaartsoorten die we binnen krijgen zijn:
-    normal
-    discount
-    free
-    other

-    complimentary

Hierbij gaan wij uit van de volgende definities:
-    normal = normaal = het reguliere tarief voor bezoekers zonder enige bijzonderheden
-    discount = korting = het tarief voor bezoekers die een afwijkend tarief betalen op basis van bepaalde kenmerken (bijvoorbeeld CJP-houders, last-minute-kaarten, etc.)
-    free = vrijkaarten = alle gratis kaarten die worden weggegeven (tenzij er een logische reden is om gratis kaarten anders te registreren: dan kunnen gratis kaarten ook als type "normaal" of "korting" worden verwerkt)
-    other = overig = alle kaarten die niet aan bovenstaande omschrijvingen voldoen
-    complimentary wordt wel door een enkel theater gebruikt, maar door Podiumkunst.info niet actief gestimuleerd om te gebruiken. In onze webomgeving worden deze kaarten getoond onder "overig".

Bovengenoemde definities gelden voor kaarten, die de bezoeker daadwerkelijk heeft aangeschaft. Daarnaast worden ook reserveingen inzichtelijk gemaakt:
reservations = reserveringen = alle kaarten die niet betaald EN/OF niet geprint zijn, maar wel al zijn toegekend aan een bezoeker. Deze omschrijving is bedoeld als een soort processchema:
-    niet betaald = reservering,
-    maar als het vrijkaarten zijn worden die niet betaald, dus dan kan de printstatus doorslaggevend zijn. Is een vrijkaart geprint, dan is dit geen reservering meer. Tot die tijd wel.