Podiumkunst.info (PKI) en Fonds Podiumkunsten (FPK) hebben de handen ineen geslagen om het voor u makkelijker te maken om uw meerjarige subsidie te verantwoorden in Mijn Fonds; de verantwoordingsmodule van FPK. Wij hebben een automatische koppeling gerealiseerd tussen PKI en Mijn Fonds van FPK, waarmee de bespelingsdata die in PKI staat, elk kwartaal geautomatiseerd via deze koppeling overgezet kan worden naar Mijn Fonds ter verantwoording van de subsidie die u ontvangt. Dat scheelt dubbel invoerwerk!


Voordat u begint…

Voordat u kunt beginnen met het gereed maken van uw ingevoerde producties voor de dataoverdracht, zult u eerst moeten beoordelen of een productie geschikt is voor het overzetten van gegevens via de koppeling. Een aantal basisvoorwaarden zijn hierbij van belang:

  • U bent bij PKI aangesloten en u heeft producties in ons systeem staan.
  • De productie valt onder de Meerjarige subsidieregeling van het Fonds Podiumkunsten.
  • U heeft de productie niet al eerder ingevoerd in Mijn Fonds. 

Voor meer ingewikkelde en/of uitzonderlijke situaties, hebben we voor u het stroomschema "Kan mijn productie gebruik maken van de koppeling?" ontworpen. Hier kunt u stap voor stap beoordelen of de productie geschikt is om over te zetten naar Mijn Fonds.


Veel voorkomende vragen & antwoorden

We kunnen ons voorstellen dat u nog vragen heeft over de koppeling tussen PKI en FPK. Kijk of u vraag hier tussen staat en klik op de link voor het antwoord.


Mocht u een andere vraag hebben,  neemt u dan contact op met: support@podiumkunst.info of, als het gaat om vragen met betrekking tot Mijn Fonds, met Elien Bil van Fonds Podiumkunsten.



















Welke gegevens worden overgezet naar FPK?

De gegevens die worden overgezet van PKI naar FPK zijn:

  • Productietitel
  • Co-productie? Ja/nee
  • In geval van een co-productie: wie is de co-producent?
  • Datum en aanvangstijd van de voorstelling
  • Type voorstelling (normaal, première, dernière, try-out). Let op: annuleringen en montages worden niet verwerkt in de koppeling.
  • In het kader van een festival? Ja/nee
  • Kenmerk
  • Theater (naam, postcode, plaats)
  • Zaal (als de zaal die wordt doorgegeven vanuit PKI niet bekend is bij Fonds Podiumkunsten, dan wordt alleen de postcode doorgegeven. Dit kan voorkomen bij niet-erkende podia en de zalen ‘Overige locaties‘ en ‘Externe locaties’.)
  • Aantal bezoekers, opgesplitst in betalende bezoekers en vrijkaarten
  • Zaalcapaciteit
  • Type financiële afspraak (als er een goedgekeurde afspraak voor de voorstelling bestaat). Let op: FPK kent alleen partage, uitkoop en huur. Afspraken van type suppletie en staffel worden niet verwerkt in de koppeling.



Wanneer worden gegevens overgezet?

Alle voorstellingen met bijbehorende kaartstanden worden eenmalig doorgezet. Dit gebeurt per kwartaal, steeds een maand na afloop van het kwartaal. De jaarplanning ziet er als volgt uit:

1 mei: data voor januari, februari, maart

1 augustus: data voor april, mei, juni

1 november: data voor juli, augustus, september

1 februari: data voor oktober, november, december


U kunt op elk moment vanuit de verantwoordingsmodule beschikbare producties uit Podiumkunst.info ophalen. De volgende gegevens worden dan overgezet:

  • De titels van producties waar u als producent toestemming voor heeft gegeven.
  • Is het een co-productie? Ja/nee

Deze optie is beschikbaar gesteld, zodat u niet hoeft te wachten met het invoeren van voorstellingen die niet in Podiumkunst.info staan, zoals bijvoorbeeld voorstellingen op alternatieve locaties. Door het gebruik van de ophaalknop voor invoer van de titel voorkomt u, dat er een dubbele productie wordt aangemaakt en u kunt alle voorstellingen onder dezelfde productie kwijt.

Let op: voer geen voorstellingen in, die ook in Podiumkunst.info staan. Deze worden automatisch overgezet.



Wat gebeurt er als de gegevens in Podiumkunst.info niet compleet zijn?

Zijn de gegevens bij PKI niet compleet of niet matchbaar met FPK, dan kleuren die velden oranje in Mijn Fonds. Dit geeft aan dat er nog iets moet gebeuren voordat de gegevens voor de betreffende voorstelling klaar zijn voor de verantwoording.


Het kan gaan om:


Zaal: is de kaartstand in PKI hoger dan de maximale zaalcapaciteit zoals bekend bij het Fonds, dan wordt alleen de kaartstand overgenomen en niet de zaal. U moet zelf aangeven in welke zaal de voorstelling is geweest en als de capaciteit inderdaad hoger was dan de bekende capaciteit, dan wordt u om een toelichting gevraagd.

Zaal: is de zaal die wordt doorgegeven vanuit PKI niet gekoppeld aan een zaal bij FPK, dan wordt alleen de postcode doorgegeven. Dit kan voorkomen bij niet-erkende podia en de PKI-zalen ‘Overige locaties’ en ‘Externe locaties’.

Kaartstand: is het theater niet aangesloten bij PKI of heeft het theater de betreffende voorstelling niet gekoppeld, dan worden wel alle andere gegevens van de voorstelling doorgezet. Een kaartstand van nul is in de verantwoording echter onmogelijk, dus dit wordt een oranje veld. Zo kunt u nooit vergeten de kaartstand alsnog in te vullen.

Kenmerk: dit is geen verplicht veld in PKI, maar wel in Mijn Fonds. Alle kenmerken van Fonds Podiumkunsten zijn wel beschikbaar in PKI en te herkennen aan het voorvoegsel ‘FPK-‘.

Datum: heeft u twee of meer uitvoeringen op dezelfde dag, dan tellen deze voor de verantwoording als 1 voorstelling, tenzij u aangeeft, dat beide voorstellingen volwaardig zijn. Als het Fonds voorstellingen ophaalt en twee daarvan zijn op dezelfde datum, dan krijgen de voorstellingen een oranje vinkje (ipv groen), dat aangeeft: hier moet nog iets mee.



Co-producties en de koppeling

Bij co-producties gaat het proces van dataoverdracht van PKI naar Mijn Fonds iets anders. Bij het overzetten van bespelingsgegevens van een co-productie, is het van belang dat er een hoofdproducent- en een co-producent is. Dit onderscheid heeft alleen een administratieve functie en is van belang om te bepalen wie van beide producenten de productie(s) doorzet naar de verantwoordingsmodule van het FPK. De hoofdproducent voert in PKI de producties, voorstellingen en eventuele financiële afspraken in.


Belangrijk!

 

- Zowel hoofdproducent als co-producent moeten aangesloten zijn bij PKI.

- Alleen de hoofdproducent kan wijzigingen aanbrengen in de productie in PKI. De co-producent kan dit niet.

- Alleen de hoofdproducent kan toestemming geven om gegevens door te zetten naar Fonds Podiumkunsten.

- De gegevens worden vanuit het account van de hoofdproducent doorgezet naar Mijn Fonds en daar weer doorgezet naar de co-producent (als deze ook gesubsidieerd wordt).

- Als het een co-productie betreft en uw co-producent ontvangt geen meerjarige subsidie, dan wordt bij Mijn Fonds alleen aangemerkt dat het een co-productie is, niet met wie.

- Als het een co-productie betreft met een producent, die niet is aangesloten bij PKI en u bent zelf niet de hoofdproducent in de verantwoording, dan dient u de afweging te maken of de productie van de hoofdproducent wordt geaccepteerd of afgewezen in de verantwoordingsmodule.


Let goed op, want u heeft hierbij kans op een dubbele productie: bent u in de verantwoordingsmodule als co-producent aangemerkt en heeft u dit geaccepteerd, dan kunt u deze productie niet meer verwijderen. In dit geval kan er dus niet vanuit Podiumkunst.info overgezet worden.

Wijst u de productie in de verantwoordingsmodule af, dan kunt u wel gebruik maken van de koppeling. U voert de productie dan in alsof u zelf de hoofdproducent bent. Na het overzetten van de gegevens naar de verantwoordingsmodule wijst de echte hoofdproducent uw productie weer af als co-producent en zo houdt u uw beide verantwoordingen gescheiden.