Als u voor het eerst gebruik gaat maken van de koppeling tussen de verantwoordingsmodule van Fonds Podiumkunsten en de applicatie van Podiumkunst.info komt er nogal wat op u af. Er moeten afwegingen worden gemaakt en beslissingen worden genomen om ervoor te zorgen, dat uw verantwoording uiteindelijk zo efficiënt mogelijk zal verlopen. Om u hierin te begeleiden hebben we een aantal stroomschema's opgesteld.

Allereerst dient u vast te stellen of een productie in aanmerking komt voor het overzetten van gegevens via de koppeling. Gebruik hiervoor het stroomschema "Kan mijn productie gebruik maken van de koppeling?".

Bepaal vervolgens of u nog ergens rekening mee dient te houden voordat uw gegevens overgezet kunnen worden. Gebruik hiervoor het stroomschema "Beslissingen bij invoer producties".

Pas daarna kunt u echt aan de slag.


Voor sommige beslissingen is het van belang te weten wat er precies gebeurt als u gebruik maakt van de koppeling. We leggen dit dan ook graag aan u uit:


Welke gegevens worden overgezet?

Uw producentenaccount in Podiumkunst.info is gekoppeld aan uw producentenaccount bij Fonds Podiumkunsten. Heeft u bij ons meerdere accounts, dan kunt u van slechts 1 account uw producties laten overzetten. Dit gaat uiteraard in overleg.

Alleen voor producties waarvoor u de subsidie heeft ingevoerd én toestemming heeft gegeven worden de bijbehorende voorstellingen overgezet. Wij geven de volgende gegevens door:

  • productietitel
  • Is het een co-productie? Ja/nee
  • In geval van een co-productie: wie is de co-producent?
  • datum en aanvangstijd van de voorstelling
  • type voorstelling (normaal, première, dernière, try-out)
  • in het kader van een festival? Ja/nee
  • kenmerk
  • theater (naam, postcode, plaats)
  • zaal (Is de zaal die wordt doorgegeven vanuit Podiumkunst.info niet bekend bij Fonds Podiumkunsten, dan wordt alleen de postcode doorgegeven. Dit kan voorkomen bij niet-erkende podia en de zalen “overige locaties” en “externe locaties”.)
  • aantal bezoekers, opgesplitst in betalende bezoekers en vrijkaarten
  • zaalcapaciteit
  • type financiële afspraak (mits er een goedgekeurde afspraak voor de voorstelling bestaat). Fonds Podiumkunsten kent alleen partage, uitkoop en huur. Afspraken van type suppletie en staffel worden niet verwerkt.


NB: annuleringen en montages worden niet doorgezet. U dient dit echter zelf goed in te voeren bij Podiumkunst.info.


Wanneer worden gegevens overgezet?

Alle voorstellingen en bijbehorende kaartstanden worden eenmalig doorgezet. Dit gebeurt per kwartaal, steeds een maand na afloop van het kwartaal. De jaarplanning ziet er als volgt uit:

1 mei voorstellingen en cijfers voor januari, februari, maart

1 augustus voorstellingen en cijfers voor april, mei, juni

1 november voorstellingen en cijfers voor juli, augustus, september

1 februari voorstellingen en cijfers voor oktober, november, december


U kunt vanuit de verantwoordingsmodule op elk moment beschikbare producties uit Podiumkunst.info ophalen. De volgende gegevens worden dan overgezet:

  • De titels van producties waarvoor u als producent toestemming heeft gegeven.
  • Is het een co-productie? Ja/nee

Deze optie is beschikbaar gesteld, zodat u niet hoeft te wachten met het invoeren van voorstellingen die niet in Podiumkunst.info staan, zoals bijvoorbeeld voorstellingen op alternatieve locaties. Door het gebruik van de ophaalknop voor invoer van de titel voorkomt u, dat er een dubbele productie wordt aangemaakt en kunt u alle voorstellingen onder dezelfde productie kwijt.

Let op: voer geen voorstellingen in, die ook in Podiumkunst.info staan. Deze worden automatisch overgezet.


Wat gebeurt er als de gegevens in Podiumkunst.info niet compleet zijn?

Zijn de gegevens bij Podiumkunst.info niet compleet of niet matchbaar met de verantwoordingsmodule, dan krijgt u “oranje” velden bij het Fonds. Deze geven aan dat er nog iets moet gebeuren voordat de gegevens voor de betreffende voorstelling klaar zijn voor de verantwoording. Het kan gaan om:

  • Zaal: is de kaartstand in Podiumkunst.info hoger dan de maximale zaalcapaciteit zoals bekend bij het Fonds, dan wordt alleen de kaartstand overgenomen en niet de zaal. U dient zelf aan te geven in welke zaal de voorstelling is geweest en als de capaciteit inderdaad hoger was dan de bekende capaciteit, dan dient u een toelichting te geven.
  • Zaal: is de zaal die wordt doorgegeven vanuit Podiumkunst.info niet gekoppeld aan een zaal bij Fonds Podiumkunsten, dan wordt alleen de postcode doorgegeven. Dit kan voorkomen bij niet-erkende podia en de PKI-zalen “overige locaties” en “externe locaties”.
  • Kaartstand: is het theater niet aangesloten bij Podiumkunst.info of heeft het theater de betreffende voorstelling niet gekoppeld, dan worden wel alle andere gegevens van de voorstelling doorgezet. Een kaartstand van nul is in de verantwoording echter onmogelijk, dus dit wordt een oranje veld. Zo kunt u nooit vergeten de kaartstand alsnog in te vullen.
  • Kenmerk: dit is geen verplicht veld in Podiumkunst.info, maar wel in de verantwoording. Alle kenmerken van Fonds Podiumkunsten zijn wel beschikbaar in de applicatie en te herkennen aan het voorvoegsel "(FPK)".
  • Datum: heeft u twee of meer uitvoeringen op dezelfde dag, dan tellen deze voor de verantwoording als 1 voorstelling, tenzij u aangeeft, dat beide voorstellingen "volwaardig" zijn. Als het Fonds voorstellingen ophaalt en twee daarvan zijn op dezelfde datum, dan krijgen de voorstellingen een oranje vinkje (ipv groen), dat aangeeft: hier moet nog iets mee.


Help, ik kom er niet uit!

Heeft u vragen over de beslissingen in de stroomschema's die u voor uw eigen geval moet maken, of over het juist klaarzetten van alle gegevens, dien dan een supportverzoek in. Vermeld hierin duidelijk dat het om de verantwoording aan Fonds Podiumkunsten gaat, zodat we u gerichter kunnen helpen.

Heeft u na het overzetten van gegevens vragen over de resultaten in de verantwoordingsmodule, neem dan contact op met Elien Bil bij Fonds Podiumkunsten. Zij kan u ook adviseren bij de invoer van voorstellingen die niet in Podiumkunst.info beschikbaar zijn.


    Instructievideo-FPK from Podiumkunst.info on Vimeo.