Voor elke productie die doorgezet mag worden naar de verantwoordingsmodule van Fonds Podiumkunsten voert u de volgende stappen uit. We gaan er in deze handleiding vanuit dat de producties en voorstellingen al eerder zijn ingevoerd zonder rekening te houden met de koppeling tussen Podiumkunst.info en Fonds Podiumkunsten. Uiteraard kunt u bij het invoeren van nieuwe producties en voorstellingen de volgende stappen meteen meenemen.


PRODUCTIES

  • Ga naar menu Producties.
  • Scroll helemaal naar rechts en klik op de 3 puntjes in de regel van de productie die u klaar wil zetten.
  • Klik op "Bewerken". Het formulier wordt geopend.
  • Kies bij Subsidies "Meerjarige activiteitensubsidie".
  • Zet een vinkje achter "Toestemming data gebruiken voor subsidieverantwoording".
  • Klik op "Opslaan".


VOORSTELLINGEN

U kunt bij elke voorstelling ook het kenmerk invoeren:

  • Blijf in menu Producties.
  • Klik op de productie. U krijgt een lijst met voorstellingen in beeld.
  • Klik op de voorstelling, die u wil bewerken. Het formulier wordt geopend.
  • Selecteer een kenmerk, dat begint met "(FPK)". U kunt in de applicatie Podiumkunst.info meerdere kenmerken toekennen, maar voor de verantwoording wordt altijd het gekozen "(FPK)"-kenmerk overgenomen. Andere kenmerken worden in de koppeling buiten beschouwing gelaten.
  • Klik op "Opslaan".


Waar dient u verder nog op te letten?

  • Niet iedereen heeft automatisch rechten om producties klaar te zetten voor de koppeling. Alle beheerders van de producentenaccounts hebben deze rechten. Zij kunnen deze specifieke rechten ook aan gebruikersaccounts met beperkte rechten toekennen. Vink hiervoor de opties "Toegang" en "Accorderen" in de kolom Subsidieregelingen aan.
  • Alleen vanuit een producentenaccount kan toestemming worden gegeven voor het doorzetten van gegevens naar Fonds Podiumkunsten. Wilt u dit uitbesteden aan uw impresariaat, dan dient deze in te loggen via uw producentenaccount.
  • Vergeet u de subsidie te selecteren in de productie of vergeet u het vinkje voor de toestemming, dan worden de gegevens voor deze productie niet doorgezet. De koppeling werkt alleen als aan beide voorwaarden is voldaan.
  • Een lezing en een voorstelling mogen niet samengevoegd zijn, maar dienen als twee aparte voorstellingen te zijn ingevoerd.
  • Loopt een productie binnen 1 kalenderjaar over 2 seizoenen, let dan goed op! Voor Fonds Podiumkunsten mag er maar 1 productie-ID per jaar gebruikt worden, dus alle voorstellingen moeten in 1 doorlopende productie worden ingevoerd. Wilt u de voorstellingen in onze applicatie in het volgende seizoen kunnen bekijken, pas dan de startdatum van de productie aan naar een datum nĂ¡ 1 juli.
  • Voorstellingsgegevens worden eenmalig en op vaste tijden overgezet. Is het kwartaal waarin de voorstelling heeft plaatsgevonden al overgezet, dan worden eventuele wijzigingen in Podiumkunst.info niet bijgewerkt in de verantwoordingsmodule van Fonds Podiumkunsten. U dient de wijziging in dit geval ook daar door te voeren.